Bir Şirket Bütçesinin Sahibi Kimdir?

Birçok insanın bu soruya vereceği muhtemel cevap CFO (Chief Finance Officer) olacaktır. Bana sorarsanız bu bakış açısı tamamıyla yanlış. Tabii ki, CFO şirket bütçesinden sorumludur ancak bu bütçenin tek sahibi, sorumlusu değildir. Şirket bütçesinin gerçek sahibi tüm şirkettir.

Bütçenin tek sahibi olması için zorlanan ya da kendisi bütçenin tek sorumlusu olmak isteyen bir CFO, ilerleyen süreçte şirket için büyük bir sorun teşkil edecektir. Bütçenin yalnızca kendi kontrolünde olması için ısrarcı davranan bir CFO’nun bu tutumunun arkasında, ekibe dair yaşadığı güven problemi veya sorumlulukları delege etmeye dair şüpheci yaklaşımı vardır. Her iki durum da şirket için büyük bir problemdir.

Bir CFO’nun ana sorumluluklarından biri, güvenilir bir şirket bütçesi hazırlamaktır. Bu hedef doğrultusunda yapması gereken ilk şey bir yol haritası belirlemektir. Şu 3 nokta ise tartışmaya kesinlikle kapalıdır: Kim, neyi, ne zaman yapacak?

Kim sorusunun cevabı tüm şirkettir. Yalnızca finans ve muhasebe departmanlarının iyi bir bütçe hazırlamakla sorumlu olduğu doğru bilinen yanlışlardan biridir çünkü iyi bir bütçe ancak, herkes bir dişlinin çarkları gibi üzerine düşen sorumlulukları yerine getirdiği zaman ortaya çıkacaktır. Bunun arkasındaki neden, finans, muhasebe departmanları dışındaki diğer departmanların kendi bütçelerinin asıl sahibi olmasıdır. Yani onlar kendi bütçeleri hakkındaki tüm detaylara sahip oldukları için finans departmanına destek oldukları noktada ortaya iyi ve güvenilir bir sonuç çıkacaktır.

Gelir ve brüt kar için bütçe hazırlama sürecine dahil olması gereken ikinci önemli departman satış ekibidir. Satış ekibinizi bu sürece dahil ederek onların ticari açıdan daha bilinçli hareket etmesini sağlayabilirsiniz. Aksi halde P&L tablonuzu düşünmeden, yalnızca satış odaklı hareket eden geleneksel satış temsilcileriyle çalışmak durumunda kalabilirsiniz. Satış ekibinizi bütçe hazırlama sürecine dahil etmeniz, onların sorumluluk duygusu üzerinde de olumlu bir etkiye yaracaktır. Ancak tüm bu süreçte, satış ekibinizin finansal konular hakkında kısıtlı bilgiye sahip olduğunu aklınızdan çıkarmayın ve işleri onlar için daha kolay ve anlaşılabilir hale getirmeyi unutmayın. Mesela satış ekibinin doldurması için kullanışlı bir satış tahmin tablosu hazırlamanız herkes için işleri daha kolay hale getirecektir.

Gelelim operasyonel maliyet planlama sürecine. İşin bu kısmında, şirketinizin tüm departman yöneticilerine ihtiyacınız olacak çünkü hangi noktada ne tür bir harcama yapmaları gerektiğini ya da kaç yeni ekip arkadaşına ihtiyaç duyduklarını size, en iyi kendileri söyleyecektir. Bununla beraber, yöneticilerin bu sürece dahil olması sayesinde onlar da planlarının hem bütçe hem de iş modeli üzerindeki etkisini daha net olarak görme imkânı bulacaktır.

Bir CFO veya Financial Controller, bütçe hazırlanma sürecinin merkezindeki kişidir ve rolü gereği şirketteki diğer ekiplerden topladığı tüm bu verilerle beraber P&L, nakit akış projeksiyonu ve bütçeyi son haline getirmekle sorumludur.

Eğer yeni kurulmuş bir start-up’sanız, yukarıda bahsettiğim tüm pozisyonların şirketinizde bulunmama ihtimali oldukça yüksektir. Ancak yine de sürecin gerekli aşamalarında yer almanız, nakit akışınızı doğru bir şekilde yönetmenizi ve iyi planlanmış bir bütçeye sahip olmanızı sağlayacaktır. Nakit yetersizliği, start-up’ların başarısız olmasının en önemli sebeplerinden biridir. Bu sebeple doğru bir bütçe hazırlamak, şirketiniz için hayati bir öneme sahiptir. Küçük bir işletmeye sahip olduğunuzu ve bu sebeple detaylı bir bütçeye ihtiyaç duymadığınızı düşünmek ise bu noktada yapabileceğiniz en büyük hatalardan biridir.

Her ayın sonunda gerçekleşen rakamlarınız ile tahminleriniz arasında yaptığınız analiz şirketinizin ne durumda olduğunu gösterir ve gerekli aksiyon planlarını önceden tasarlamanıza ve uygulamanıza olanak sağlar.

Bütçe Hazırlama Sürecinin Ana Adımları

• QXRF (Çeyrek dönemlik revize edilmiş bütçe) her çeyrek kapanışta mutlaka yapılmalıdır. Yeni mali yılın ilk haftasında da şirketinizin üst düzey yöneticileriyle “Kapanış Bütçe Tahmin Takvimi”ni paylaşmalısınız.
• Üst düzey yöneticilerinizle birlikte strateji toplantıları düzenlemeli ve bütçenizi teslim tarihinden 4-6 hafta önce hazırlamalısınız. Geride bıraktığınız yılı tüm detaylarıyla analiz ederek gelecek mali yıl için hedeflerinize veya şirket olarak neyi başarmanız gerektiğine karar vermelisiniz. Bu noktaların şirketinizin orta ve uzun vadeli stratejisine uygun olup olmadığını mutlaka değerlendirmelisiniz.
• Satış ekibinizle bütçe konusunda bir workshop düzenlemelisiniz. Geride bıraktığınız yılın tüm satış detaylarını, önemli noktalarını ve gelecek yılki stratejinizi ve tahmini satış rakamlarınızı belirlemelisiniz.
• Gelecek yılki “Operasyonel Giderler” ve CAPEX (Aktifleştirilecek Masraflar) ile ilgili departman yöneticilerinizle ortak bir çalışma yürütmelisiniz. Toplantıyı en az bir hafta önceden planlamanız, yöneticilerinizin strateji toplantısının çıktılarına göre ön hazırlık yapmalarını sağlayacaktır. Mevcut yılın verilerini de mutlaka hazır bulundurmalısınız.
• Departman yöneticilerinizden hangi noktalarda yeni ekip arkadaşlarına ve eğitimlere ihtiyaç duyduklarını öğrenmeli ve bu verileri insan kaynakları departmanınız ile paylaşmalısınız.
• Yeni bütçe planınızın son haline gelmesi için CFO veya finansal denetçinize en az 1 hafta zaman tanımalısınız.
• Bütçeyle ilgili tüm detayları sunum sırasında CEO ile mutlaka paylaşmalısınız.
• Nihai bütçe verileriyle ilgili departman yöneticilerinizi bilgilendirmelisiniz. Böylece herkes neye karar verildiği hakkında bilgi sahibi olacaktır.

CEO onayından sonra yönetim kuruluna hedefler, ana KPI’lar ve açıklamalarla birlikte bir sunum göndermelisiniz.