İş Hayatında İyileştirici Geri Bildirim Kültürünün Rolü ve Yöntemleri

Geri Bildirim Nedir?

İngilizcesi “feedback” olan geri bildirim kavramı, bir tutum ya da davranış hakkında çevreden edinilen bilgiyi ifade eder. Olumlu ya da olumsuz yönde geri bildirim almak, bireylere davranışlarının yarattığı etki hakkında fikir verir. Sağlıklı bir geri bildirim süreci sonrasında insan ilişkilerini ve tepkilerini pozitif yönde değiştirmek mümkün olabilir.

İş hayatında geri bildirim ise hem birey hem örgüt için ilerleme fırsatı olarak değerlendirilebilir. Yöneticilerin geri bildirim sıklığı ne kadar artar, geri bildirimde kullanılan ifadeler ne kadar yapıcı ve hedefe yönelik olursa çalışanın iş yapış biçimi de o kadar olumlu yönde gelişir.

Geri bildirimin doğru ve yeterli uygulanması sayesinde çalışanın performansının artması, işe bağlılığının gelişmesi ve ekip arkadaşları ile olan iletişiminin zenginleşmesi mümkün olur.

Doğru Geri Bildirim Nasıl Verilir?

Etkili ve doğru bir geri bildirim vermek, hazırlık yapmayı gerektirir. Alıcıya doğru mesajı bir kerede, kısa ve öz bir biçimde iletmek büyük önem taşır. Aynı konuyu defalarca gündeme getirmek ise taraflar arasında enerji ve güven kaybına neden olabilir.

Aşağıdaki adımları izleyerek üç aşamada doğru geri bildirim vermek mümkün olur:

• Durumu ve Davranışı Belirlemek: Geri bildirime konu olan durumu ve çalışan davranışını spesifik bir biçimde ortaya koymak, geri bildirim sürecinde yanlış anlaşılmaların önüne geçer. Örneğin “Yeni projenin sunumunda heyecanla iş arkadaşlarının sözünü kesmen hakkında konuşmak istiyorum.” diye söze başlamak, istenen netliği sağlar.
• Etkisini Açıklamak: Çalışan davranışının diğer ekip üyelerinde ve yöneticide yarattığı rahatsızlık, samimi bir biçimde ifade edilmelidir. Örneğin suçlayıcı olmayan bir dille, toplantı sırasında sürekli araya girmenin katılımcılarda odaklanma problemi ya da motivasyon düşüklüğü yarattığı dile getirilebilir.
• Öneride Bulunmak: Geri bildirimin yapıcı önerilerle sonlanması, sürecin en önemli adımı olarak ifade edilebilir. Davranışın ne yönde değişmesi isteniyorsa çalışana o yönde gerçekçi ve yapıcı bir öneride bulunmak gerekir. Toplantı süresince not almak, soru ve endişeleri toplantının sonuna saklamak gibi yapıcı bir çözüm önermek ve bu çözümde uzlaşma sağlamak; tüm taraflar için bir sonraki toplantının daha başarılı geçmesini kolaylaştırır.

Geri Bildirim Verirken Kaçınılması Gereken Hatalar Nelerdir?

Geri bildirim veren kişi, ortamı ve zamanlamayı en uygun şekilde organize etmelidir. Beden dilini iyi ayarlamak, anlatımlarda üslubu korumak, aşırı duygusal tepkiler vermekten kaçınmak gerekir. Karşı tarafta umursamazlığa ya da savunma mekanizmasına neden olmamak için anlatıcı samimiyetini ortaya koymalı ve uygun bir zaman seçmelidir.

Aşağıdaki hatalar geri bildirim sürecinin zarar görmesine neden olabilir:

• Geri bildirim vermek için acele etmek ve geri bildirime hazırlık sürecini es geçmek,
• Öfke ya da üzüntü gibi duyguların geçmesini beklemeden geri bildirim vermek,
• “Bu yeteneğe sahip değilsin.” ya da “Yavaşsın.” gibi bir yargı ile geri bildirimi kişiselleştirmek,
• Geri bildirimi kalabalık bir ortamda, başkalarının yanında vermek,
• Somut örnekler olmadan, net olmayan bir geri bildirim sunmak,
• Geri bildirim sonucunda çalışana yeni bir yol ya da iş yapış biçimi önermemek.

Şirket İçinde Geri Bildirim Kültürü Nasıl Geliştirilir?

Bir şirkette geri bildirim kültüründen söz edebilmek için çalışanların kendilerini güvende hissettiklerinden emin olmak gerekir. Şirket genelindeki pozitif ve adil yaklaşım, geri bildirim süreçlerine de olumlu yönde yansır.

Geri bildirim yalnızca olumsuz davranışlar karşısında değil, olumlu davranışları pekiştirmek amacıyla da uygulanmalıdır. Bu sayede çalışanın kendisini değerli hissetmesi ve olumsuz noktalar karşısında savunmaya geçmemesi sağlanabilir. Her iki taraf için de kazanım olan geri bildirim süreçleri, çalışana teşekkür ederek sonlandırılabilir.

Ekip üyelerini yapıcı geri bildirime teşvik etmek için aşağıdaki püf noktalarından faydalanmak mümkündür:

• Şirket içinde düşünce ve görüşlerin rahatça paylaşılacağı güven ortamı yaratılması,
• Geri bildirim alma ve verme konularında liderlerin örnek oluşturması,
• Yönetici ve çalışanlar arasında gerçekleşecek düzenli görüşmelerin organize edilmesi, 
• Geri bildirim süreçlerinin sonunda tarafların birbirleri ile mutabık kalması,
• Performans görüşmeleri dışında geri bildirim alıp vermenin yaygın hâle getirilmesi,
• Görüşmeler sırasında aktif dinlemeye ve söz kesmemeye özen gösterilmesi, 
• Geri bildirim sonucu geliştirilen işlerin ve tamamlanan projelerin kutlanması,
• Geri bildirim süreçlerinin takip edilmesi ve düzenli aralıklarla değerlendirilmesi,
• Olumlu davranışların tebrik ve takdir yoluyla pekiştirilmesi,
• Geri bildirim süreçlerinin ve süre sonundaki beklentilerin eğitimler yoluyla net bir biçimde çalışanlarla paylaşılması.

Şirket içinde geri bildirim kültürünün benimsenmesine yardımcı olarak çalışanlarınızı açık iletişime, takım çalışmasına ve iş birliğine teşvik edebilirsiniz. Farklı seviye ve pozisyonlardaki çalışanlarınızla modüler ya da oyunlaştırılmış geri bildirim eğitimi paylaşmak için akıllı LMS’mizden yararlanabilirsiniz. Kolay kullanılan arayüze sahip yapay zekâ destekli LMS’miz aracılığıyla çalışanlarınızın geri bildirim verme alanındaki gelişmelerini gerçek zamanlı olarak izleyebilirsiniz.