LMS Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Learning Management System(LMS) yani Öğrenme Yönetim Sistemi; “eğitim yönetimi, raporlama, takip, dosya paylaşımı, içerik oluşturma ve ödevlendirme gibi birçok işlevi olan, uzaktan eğitim yazılımlarının bütünsel hâli” olarak tanımlanabilir. Çalışanlarının eğitimine önem veren birçok şirket, çevrim içi eğitimler hazırlamak ve eğitimleri çalışanlarıyla paylaşmak için LMS’den yararlanıyor. Ancak farklı özelliklerde tasarlanan LMS’ler arasından en etkili olanı seçmek için dikkat edilmesi gereken bazı noktalar var.

LMS Türleri Nelerdir?

Öğrenme Yönetim Sistemi(LMS), en temel anlamda “kurumsal bir e-öğrenme platformu” olarak da tanımlanabilir. LMS’lerde doğrudan eğitim içerikleri tasarlanabilir ve bu içerikler kullanıcılarla paylaşılabilir. Ayrıca daha önce hazırlanmış materyaller, e-materyal düzenleme uygulamalarıyla LMS’ye uyumlu hâle getirilerek sisteme yüklenebilir.

Eğimlerin düzenlenebilmesi, çevrim içi sınıfların oluşturulabilmesi, değerlendirme sınavlarının yapılabilmesi gibi birçok olanak sunan LMS’ler dağıtım modeline göre farklılık gösterir. Bunlar; bulut tabanlı, self-hosted, masaüstü uygulaması ve mobil uygulama şeklindeki LMS’lerdir.

Bulut tabanlı sistemlerde eğitimler bulut üzerinde yer alır ve kullanıcılar eğitimlere istedikleri cihazlardan katılabilir. Self-hosted sistemlerde kullanıcıların eğitimleri indirmesi gerekir. Masaüstü uygulaması sistemlerinde LMS, masaüstü uygulaması olarak birden fazla kullanıcı tarafından kullanılabilir. Mobil uygulama sistemlerinde ise LMS’ye mobil cihazlardan rahatça erişmek mümkün.

Siz de hangi tür dağıtıma sahip bir LMS seçeceğinizi belirledikten sonra nihai kararınızı bahsedeceğimiz özellikleri göz önünde bulundurarak verebilirsiniz.

1. İhtiyaçlarınıza Uygunluk

LMS seçimi yaparken dikkat etmeniz gereken ilk nokta, şirket içi ihtiyaçlarınıza uygun bir sisteme yatırım yapmak. Bunun için bir LMS’den neler beklediğinizi ve eğitim amaçlarınızı net bir şekilde belirlemeniz oldukça önemli. Çalışan sayısı, çalışanlarınızın yaş aralığı, farklı beceri seviyelerinde olup olmadıkları ve ekibinizin teknolojiye ne kadar entegre olduğu gibi konular da ihtiyaç analizi yaparken göz önünde bulundurmanız gereken hususlar arasında bulunuyor.

2. Teknik Özellikler

Temel ihtiyaçlarınızı belirledikten sonra seçeceğiniz LMS’nin teknik özelliklerini de dikkate almalısınız. Şirket içi eğitimlerde hangi tür dosyaları kullanıyorsunuz ve gelecekte hangi dosya türlerini kullanmayı planlıyorsunuz? Satın alacağınız sistem üzerinde dâhilî eğitim içerikleri oluşturmak istiyor musunuz yoksa eğitimleri sisteme mi yükleyeceksiniz? Eş zamanlı içerik paylaşımı yapmaya ihtiyaç duyuyor musunuz? Tüm bu soruları kendinize sorarak teknik özellikleri şirketiniz için yeterli olan bir LMS seçimi yapmaya özen gösterebilirsiniz. Bu aşamada gelecekte şirket içi eğitim anlayışınızda olabilecek değişiklikleri de göz önünde bulundurmalısınız.

3. Teknik Destek

Teknolojik hizmetler söz konusuysa her ihtiyacınız olduğunda hızlıca desteğe ulaşabilmeniz çok önemli. Bu nedenle oluşabilecek aksaklıklara ve teknik sıkıntılara karşı etkili çözümler sunacak uzmanlar tarafından üretilmiş bir LMS seçmelisiniz.

4. İçerik Erişilebilirliği

Bazı LMS türlerine yalnızca laptop veya dizüstü bilgisayarlardan erişim sağlanabilirken bazılarına akıllı telefon ya da tabletlerden de erişmek mümkün. LMS’nin pratik olması gerektiğini düşünüyorsanız cep telefonlarında ve tabletlerde de çalışan bir LMS’ye yatırım yapabilirsiniz. Hatta kendi mobil uygulaması olan LMS’lerden biriyle kullanıcı deneyimini kolaylaştırabilirsiniz.

5. Raporlama Özellikleri

Çalışanlarınızın kurslara katılıp katılmadığını veya değerlendirme testlerinden ne kadar puan aldığını LMS sistemi üzerinden takip etmek istiyor olabilirsiniz. Öte yandan çalışanlarınızın platform üzerinde ne kadar zaman geçirdiğini, online eğitimlerdeki ilerlemelerini, eğitimlere kayıt tarihlerini, düzenlediğiniz anket sonuçlarını ve daha fazlasını sistem üzerinden inceleyebilmek istiyorsanız raporlama özellikleri gelişmiş bir sistem sizin için daha uygun olabilir. Bu nedenle LMS’ye karar vermeden önce ne kadar detaylı bir raporlar istediğinizi belirlemelisiniz.

6. Portal Oluşturma

LMS’yi yalnızca çalışanlarınızın eğitimi için değil, iş ortağınız olan işletmelerin ve müşterilerinizin de yararlanması için kullanmak istiyor olabilirsiniz. Eğer böyle bir durum söz konusuysa portal oluşturmaya izin veren bir LMS seçimi yapmalısınız. Böylelikle müşterileriniz ve iş ortaklarınız başta olmak üzere farklı kullanıcı grupları için farklı eğitim portalları tasarlayabilirsiniz.

7. Entegrasyon

İyi bir LMS yazılımının üçüncü uygulamalarla uyumlu şekilde çalışması gerekir. Örneğin; Google, Yahoo, Microsoft Outlook ve Lotus Notes uygulamalarıyla entegre şekilde çalışan bir LMS; daha pratik bir kullanıcı deneyimi sunar. Bu uygulamaların yanı sıra özellikle şirket içinde aktif olarak kullandığınız uygulamalarla birlikte çalışan bir LMS seçmeye özen göstermelisiniz.

8. Otomatik Kayıt Özelliği

En ideal LMS’ler çalışanlarınızın eğitimlere otomatik olarak kaydolmasına olanak tanıyarak personel ve evrak ihtiyacının azaltılmasına yardımcı olur. Otomatik kayıt süreci sayesinde çalışanlarınız sistem üzerinde açık olan eğitimleri ve eğitimlere dair tüm ayrıntıları görebilir, diledikleri eğitimler için aynı panel üzerinden kayıtlarını tamamlayabilirler. Bu sistem, ekip üyelerinin kayıtlarını katılmaktan vazgeçtikleri kurslardan kolayca silmelerine de fırsat verir.

Tüm bu özelliklerin yanı sıra otomatik kayıt, kayıt onayı ve eğitim hatırlatması gibi bildirimlerin çalışanlarınızın e-mail hesaplarına iletilmesini sağlar. İletilen e-postalardaki bağlantı e-maili de kullanıcıları doğrudan LMS’ye yönlendirmesiyle pratik bir kullanıcı deneyimi yaşatır.

9. Sertifika Oluşturma

Çalışanlarınızı başarıyla bitirdikleri eğitimlerin ardından sertifika ile ödüllendirmek istiyorsanız bu özelliği destekleyen bir LMS seçmeye dikkat etmelisiniz. Bu noktada sertifikaları sistem üzerinden tasarlamanıza olanak tanıyacak veya tasarımlarınızı yüklemenize izin verecek LMS’ler tercih edebilirsiniz. Bazı LMS’lerin her iki yönteme de izin verecek şekilde tasarlandıklarını da belirtelim.

10. Güvenlik

LMS seçimi yaparken dikkate almanız gereken bir diğer nokta da kullanıcı verilerinin güvenliği. Siber güvenliğin öneminin her geçen gün arttığı bu dönemde çalışanlarınızın ve şirketinizin özel bilgilerinin korunması için güçlü güvenlik yazılımlarıyla desteklenen bir LMS seçmeye özen göstermelisiniz.

11. Bütçe

İhtiyaç duyduğunuz tüm bileşenleri belirledikten sonra LMS seçiminde dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta ise elbette bütçe. Bu noktada LMS’nin ciddi bir gider kalemi olduğunu göz ardı etmemelisiniz. Dolayısıyla LMS’nin istediğiniz özellikleri sunabilmesinin yanı sıra bütçenize uygun olması da çok önemli.

Siz de şirketiniz ve çalışanlarınız için basit arayüze sahip, yapay zekâ desteğiyle zenginleştirilmiş, tüm eğitim süreçlerini sorunsuz şekilde yönetebileceğiniz bir LMS arayışındaysanız size gerekli tüm altyapıyı ve hizmetleri sunacak Eğitim Yönetim Sistemi’mizi tercih edebilirsiniz. Böylelikle şirket içi eğitimlerinizi kolayca yönetebilir, çalışanlarınızın gelişimine etkili bir şekilde katkıda bulunabilirsiniz.