Multitasking Nedir? Avantajları ve Dezavantajları Nelerdir?

Yoğun iş gündemi, toplantılar, çağrılar ve cevaplanmayı bekleyen e-postalar derken bir çalışan aynı anda birden çok talebe yanıt vermek zorunda kalabilir. Bu noktada multitasking olarak da adlandırılan çoklu görev yeteneği rekabetçi iş ortamında ekiplere büyük ölçüde zaman kazandırabilir.

Çeşitli görev ve sorumlulukları aynı anda üstlenmenin iş odağını kaybetmek ya da işin kalitesini düşürmek gibi riskleri bulunur. Neyse ki doğru planlama ve gerçekçi hedefler ile çoklu görev performansından verim almak mümkündür.

Multitasking(Çoklu Görev) Nedir?

Bilgisayar ya da telefon gibi teknoloji ürünlerindeki işletim sisteminin aynı anda birden çok işlemi sürdürebilmesi multitasking olarak ifade edilir. İnsan beyninin benzer biçimde aynı anda birden çok görevi yerine getirmesi de teknolojiden ilham alınarak aynı isimle anılmıştır.

Türkçe karşılığı “çoklu görev” olan multitasking kavramı, kişinin dikkatini aynı anda birden fazla etkinliğe yönlendirebilmesi anlamına gelir. İki ya da daha fazla görevi aynı anda yerine getirebilmek iş dünyasının aranılan becerileri arasında yer alır.

“Multitasking ne demek?” sorusu zaman zaman kavram kargaşasına neden olabilir. Aranan bir beceri olarak multitasking kavramından söz edebilmek için tek seferde olabildiğince fazla iş yapmak değil, birden fazla işi kaliteden ödün vermeden ve performans kaybına uğramadan yapmak gerekir.

Öğle yemeği yerken televizyon izlemek ya da müzik dinlerken egzersiz yapmak basit multitasking örnekleridir. İş hayatından ise bir sunumu dinlerken e-postaları yanıtlamak ya da bilgisayar sistemine veri girerken telefonla konuşmak gibi örnekler verilebilir.

Multitasking ve Beyin Arasındaki İlişki

Teknolojinin sağladığı hız, sosyal hayatın akışında da önemli bir role sahiptir. Aynı anda çok fazla uyarana maruz kalan insan beyni, gerektiğinde iki şeye birden odaklanmak zorunda kalabilir. Dolayısıyla multitasking kavramı beynin kapasitesi üzerine tartışmaları da beraberinde getirir. Beynin prefrontal korteks adı verilen bölümü dikkat gerektiren tüm durumlarda aktif şekilde çalışır. Birden fazla görevi aynı anda yapmaksa bu bölgeye binen yükü artırır.

Günlük hayatta düşünmeden yapılabilen yürümek ya da yemek yemek gibi hareketleri ikinci bir eylem olarak iş listesine eklemek, beyin açısından zorlayıcı olmayabilir. Ancak multitasking, iş hayatında günlük yaşama göre nörolojik açıdan daha karmaşık bir hâl alır. Bir toplantıya aktif katılım sağlarken mesajları yanıtlamak ya da telefonla konuşurken sayım yapmak gibi çoklu görevler, iki işlemden birini ya da her ikisini hataya açık hâle getirebilir.

Multitasking, verimliliği ve işin kalitesini korumak için bir strateji dâhilinde uygulanmalıdır. Çünkü iş ya da okul hayatında performans değerlendirmeleri yapılırken aynı anda kaç işin yapıldığından çok işlerin olması gerektiği gibi yapılıp yapılmadığına bakılır. Öneme ve önceliğe bakmaksızın tüm işleri bir sepete atmak, sonra da bu sepeti tüm ağırlığıyla taşımaya çalışmak, kişiye yorgunluk ve başarısızlık olarak geri dönebilir.

Multitasking Stratejisi Oluşturmanın Püf Noktaları

Çoklu görev alabilmek bir kişilik özelliği gibi görünse de üzerinde çalışılarak geliştirilebilir. Bunun için etkili bir strateji dâhilinde hareket etmek gerekir.

Multitasking stratejisi için aşağıdaki püf noktaları uygulayabilirsiniz:

• Teslim Tarihlerini İçeren Yapılacaklar Listesi Oluşturmak: Yapılacakları takvim ya da grafiklerle görselleştirmek iş yükünü iyi anlamayı kolaylaştırır. Bunu yaparken teslim tarihlerini de belirtmeyi ihmal etmemelisiniz.
• Öncelik Ölçeği Oluşturarak İşleri Önem Sırasına Göre Listelemek: En acil ve önemli işleri belirleyerek önceliklendirebilirsiniz.
• İş Programı Oluşturmak: Öncelikleri ve son teslim tarihlerini dikkate alarak iş programı yapmak, sürecin kilit noktası olarak gösterilebilir.
• İş Yükünü Aynı Anda En Fazla İki İşle Sınırlandırmak: İkiden fazla görev zihnin verimliliğini düşürebileceği için işleri en fazla ikili gruplar hâlinde ilerletebilirsiniz. Bunu yaparken karmaşık bir işin yanında basit bir işe yer verebilirsiniz.
• Mola Vermek: Multitasking süreci zihin için yorucu olduğundan birkaç dakikalık molalar organize etmek mental sağlığınıza fayda sağlar.

Multitasking Avantajları Nelerdir?

İş ilanlarına bakıldığında şirketlerin çoklu görev yeteneğine ne kadar önem verdiğini görmek mümkündür. Çünkü multitasking belirli bir hedef doğrultusunda yapıldığında çoğu zaman zamandan ve nakitten tasarruf sağlamak anlamına gelir. Artan zaman ya da para karşılığında gerçekleştirilecek kişisel ya da örgütsel hedeflerin tümü multitasking avantajları olarak görülebilir.

Çoklu görevin diğer faydaları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Etkin şekilde birden fazla görev almak verimliliği artırır.
• Birden fazla sorumluluğu aynı kişiye verebilmek iş gücü maliyetlerini azaltır.
• Çalışanlara ve şirketlere zaman kazandırır, böylece başka projelere yer açılır.
• Çoklu görev kişiyi aktif tutar ve erteleme alışkanlığının önüne geçer.
• Doğru stratejiyle yürütüldüğünde konsantrasyon becerisini artırır, zihni dikkat dağıtıcı faktörlerden uzak tutar.
• Beynin yönetme kapasitesini zorlayarak zihin fonksiyonlarını geliştirir.
• İşlerin istikrarlı bir biçimde ilerlemesine olanak tanır.
• İş hayatında sorumlulukların artması liderlik pozisyonuna terfi etmeyi kolaylaştırabilir.
• Zorlu durumlarla başa çıkma ve baskı altında çalışma becerisini artırır.

Multitasking Dezavantajları Nelerdir?

Multitasking konusunda olumlu olduğu kadar olumsuz uzman görüşleri de bulunur. Tıpkı araç kullanırken telefonla konuşmakta olduğu gibi kendi içinde riskler taşıyan multitasking süreçleri de mevcuttur. Bu nedenle zihnin kapasitesini zorlamaya yönelik bir tutumu benimseyen multitasking yerine işleri sıralı ve süreli olarak yapmayı öneren yaklaşımlar bulunur.

Multitasking stres altında ya da aceleyle çalışmak anlamına gelmemelidir. Bu durum istenen sonuçlara ulaşmayı zorlaştırır. Üstelik stres seviyesinin artması hata olasılığını artırarak kısır döngüye sebep olabilir.

Multitasking nedeniyle yaşanabilecek diğer dezavantajlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Tüm görevleri aynı anda başarıyla yerine getirme konusundaki stresi ve endişeyi artırabilir.
• Zihnin aynı anda çeşitli işlerle meşgul olması yaratıcılık gerektiren faaliyetlere engel olabilir.
• Yardım etme ya da yardım alma gibi iş birliğine yönelik davranışların önüne geçebilir.
• Beynin hafıza fonksiyonunu olumsuz yönde etkileyebilir.
• Olaylar arasında bağlantı kurma yeteneğini olumsuz yönde etkileyebilir.
• İşleri önceliklendirmeyi zorlaştırabilir.
• Görevler arasında sık sık geçiş yapmak normalden daha fazla efor harcamaya yol açabilir.
• Tükenmişlik ve verimsizlik hissi yaratabilir.
• Dikkat kaybına uğrama ve hata yapma olasılığını artırabilir.

İş Hayatında Multitasking 

İş hayatında tek bir kişinin sürekli olarak çeşitli işleri üstlenmesi kadar işleri gerektiğinde astlarına ya da takım arkadaşlarına devredebilmesi de önem taşır. Özellikle yönetici pozisyonları için multitasking faydalı olsa da işleri takım üyelerine delege edebilmek daha önemli bir yetenek olarak gösterilebilir.

İş hayatında multitasking sürecinin verimliliği olumlu yönde etkileyebilmesi için yöneticilerin üzerine düşen bazı görevler vardır:

• Yüksek öncelikli olduğu için devredilemeyen işleri üstlenmek,
• Devredilebilen ya da dış kaynak kullanımıyla tamamlanabilen işlerle ilgili alternatifleri değerlendirmek,
• İş devri sırasında mümkün olduğunca şeffaf olmak ve çalışanla yüz yüze iletişim kurmak,
• Çalışanların işleri önceliklendirmesine yardımcı olmak,
• Beklentileri ve hedefleri çalışanlara net bir biçimde iletmek,
• İş programlarında mola saatlerini açıkça belirtmek,
• Çalışanların iş yaşam dengesini gözetmek.

Bazen çoklu görev bir alışkanlık olarak tekrarlanabilir. Böyle durumlarda çalışanlar, eylemlerinin farkına varmaya ve dikkat dağıtıcıları tespit etmeye teşvik edilebilir. Örneğin iş yerindeki herhangi bir işin tamamlanması sırasında telefondan günün haberlerini takip etmek iş süreçlerine fayda sağlamayacaktır. Böyle problemlerle karşılaşmamak için gerekirse tıpkı dinlenmek için olduğu gibi kişisel ilgi alanlarına ayrılan farklı bir zaman dilimi organize edilebilir. Konsantrasyon gerektiren durumlarda cep telefonunun ya da bilgisayarın bildirimlerini sessize almak da etkili bir yol olabilir.

Kendisi için özel alan ya da zaman talep etmekte zorlanan çalışanlar bir anda altından kalkamayacakları bir iş yükü ile baş başa kalabilirler. Aynı şekilde iş hayatında hayır demeyi bilmemek de iş yükünü kontrol edilemez bir boyuta taşıyabilir. Bu noktada yönetici kadrolarının şeffaf bir iletişim ortamı yaratmak için çaba sarf etmesi ve çalışanlarını gerektiğinde hayır demeye teşvik etmesi önem taşır. 

Multitasking herkes için verimli bir iş yapış biçimi olmayabilir. Çoklu görev söz konusu olduğunda dikkat dağınıklığı ya da hata sıklığı artıyorsa görevleri sıralama yoluna gidilebilir. Örneğin bir toplantı sırasında not almak çoğu kişiye zaman kazandırır ancak belirli bir konsantrasyon problemi varsa notları toplantı sonrasında sessiz bir odada yazılı formata geçirmek de kabul edilebilir bir seçenektir. Yine de bu çalışma biçiminin verimli olup olmayacağını görmek için öncelikle deneme yapmak gerekir.

Çalışanlarınızın multitasking konusunda kendilerini geliştirmesini teşvik etmek istiyorsanız çevrim içi multitasking eğitimleri düzenleyebilirsiniz. Modüler içerikler ve videolar sunan, akıllı LMS’miz ile online eğitimler düzenleyebilir, baştan sona tüm eğitim süreçlerini yönetebilirsiniz. Bu eğitimler sayesinde çalışanlarınızın çoklu görevlerini tamamlarken performans kaybına uğramasını önleyebilir ve verimliliği en üst seviyeye çıkarabilirsiniz.