Onboarding Süreci Nedir? Başarılı Onboarding Örnekleri

Ekibinize yeni bir çalışan dâhil olduğunda kısa sürede yüksek performans sergilemesi için desteklenmiş hissetmesi oldukça önemlidir. Rekabetçi iş dünyasında yeterince uyumlu bir şekilde hareket etmeyen bir ekibe sahip olmak, şirketin hedeflenen noktaya ulaşmasına engel olabilir ya da amaçlanan başarıya ulaşmak çok uzun zaman alabilir. Peki, daha etkili bir işe alım süreci ve daha hızlı bir adaptasyon için ne yapmalısınız? İşte bu noktada devreye onboarding kavramı girer. Onboarding süreci ile ekibinizin yeni üyelerinin organizasyonunuza uyum sağlamasını kolaylaştırabilirsiniz. “Onboarding nedir?” gibi soruların cevaplarını ve onboarding ile ilgili detayları yazımızda bulabilirsiniz.

Onboarding Süreci Nedir?

Onboarding; ekibinize yeni katılan bir çalışanın işletmenize sorunsuz bir şekilde adapte olmasını sağlayan süreçtir. “Onboarding ne demek?” sorusuna “organizasyonel sosyalleşme” yanıtı da verilebilir. Bu yaklaşımı tıpkı bir uçak yolculuğu gibi düşünebilirsiniz. İlgililer size koltuğunuzu bulmanız ve seyahatinize hazırlanmanız için yardım ederler. Böylece yolculuk boyunca kendinizi çok daha rahat hissedersiniz.

Onboarding süreci; çalışanın şirket içerisindeki rolünü anlamasını, görevlerini yerine getirebilmek için kullanacağı araçları tanımasını ve ekip arkadaşlarıyla tanışmasını sağlar. Bu süreçte yeni çalışan, görevini en iyi şekilde yerine getirebilmek adına şirket içi eğitimlerden geçirilebilir.

Oryantasyon ile Onboarding Arasındaki Farklar Nelerdir?

Onboarding kavramı sıklıkla oryantasyon ile karıştırılır. Ancak vurgulamak gerekir ki bunlar farklı kavramlardır. Oryantasyon süreci genellikle birkaç saat veya günden oluşur. Ayrıca genellikle eğitim gibi ekstra aktiviteleri içermez, yalnızca işi ve iş yerini tanıma aktivitesi olarak görülebilir.

Buna karşılık onboarding süreci çok daha kapsamlı bir süreçtir ve daha uzun zaman alır. Oryantasyonun aksine onboarding programında, çalışanın görevine dair çok daha detaylı ve spesifik bilgiler edinmesi hedeflenir. Böylece çalışan, program sonunda maksimum verimlilikle çalışmaya hazır hâle gelir.

Etkili Bir Onboarding Programının Faydaları Nelerdir?

Onboarding programları hem çalışan hem işletme için faydalı bir süreçtir. Sürecin işletme için faydalarından başlamak gerekirse bu noktada şunlar sayılabilir:

• İstatistiklere göre çalışanların %90’ı bir işte devam etmeye veya ayrılmaya ilk 6 ay içinde karar verir. Etkili bir onboarding programı, harika yeteneklerin işletmeniz hakkında olumlu görüşlere sahip olmasını sağlar ve onları elinizde tutmanızı kolaylaştırır. İşletmeleri yüksek çalışan sirkülasyonundan korur ve böylece işe alım maliyetlerini düşürür.
• Şirket kültürü ve işleyişiyle tam anlamıyla entegre olabilen bir çalışan; çok daha verimli, öz güvenli ve üretken olacaktır. Bu da şirket gelirlerini artırır.

Çalışanlar açısından onboarding programlarının başlıca faydaları ise şu şekildedir:

• Şirket içerisindeki rollerine dair daha kapsamlı bir şekilde bilgi sahibi olabilirler.
• Şirket hakkında edinecekleri olumlu izlenim, daha yüksek motivasyonla çalışmalarını sağlar.
• İşe uyumu artıran onboarding süreci, çalışanın firmaya bağlılık hissetmesine yardımcı olur.
• Çalışan, işletme politikalarını tanır ve bu sayede yüksek beklenti içerisine girmez.
• Ayrıca diğer çalışanlarla sağlıklı bir şekilde iletişim kurabilmeleri konusunda da onboarding süreçleri çalışanlara yardımcı olur.

Yeni bir işe başlamak, deneyimli ve birikim sahibi çalışanlar için bile zaman zaman bunaltıcı olabilir. Bu noktada onboarding, yeni çalışanlarınıza akıllarındaki soru işaretlerini giderebilmeleri için zaman tanır ve onlara yol göstermenizi sağlar.

Onboarding Süreci Nasıl İşler?

İşletmenin çalışma kültürüne göre onboarding süreci değişiklik gösterse de sürecin genel olarak şu şekilde ilerlediğini söylemek mümkündür:

• İlk olarak hedefler net bir şekilde belirlenerek sürece başlanmalıdır. Böylece program boyunca hangi noktalara odaklanılacağı tespit edilmiş olur.
• Ekibinizin yeni üyesine şirketi içi politikaları öğreterek işe başlamak çoğu zaman iyi bir fikirdir. Kurallar, yasal prosedürler ve güvenlik hakkında çalışanınızın aklında bir soru işareti kalmamalıdır.
• Çalışanınızın görevini yerine getirmesi için hangi araçları kendisine tahsis ettiğinizi açıklayın. Eğer gerekiyorsa çalışanın bu araçları kullanmayı öğrenmesini sağlamak için bir eğitim programı planlayın.
• İşletmenizin organizasyon şemasını ve hiyerarşisini, kendisinin bu şema içerisinde nerede konumlandığını çalışanınıza anlatın.
• Aylık, üç aylık ve altı aylık değerlendirme metriklerinden yararlanın. Böylece çalışanınızın işletmenize ne derece uyum sağladığını ölçebilir ve sürecin başarısı hakkında fikir sahibi olabilirsiniz.

Başarılı Bir Onboarding Programı Ne Kadar Sürmeli?

Onboarding programlarının süresi; sektörden sektöre hatta işletmeden işlemeye farklılık gösterir. Bu nedenle kesin bir zaman dilimi söylemek pek mümkün değildir. İnsan kaynakları uzmanları genellikle onboarding süreçlerinin en az 1 ay sürmesi gerektiğini vurgular. Ancak işletmenizin ihtiyaçlarına göre bu süreyi 6 aya, hatta 1 yıla kadar uzatabilirsiniz.

Başarılı Onboarding Örnekleri

Etkili bir onboarding programı için bilinen, başarılı örneklerden yola çıkarak yeni çalışanlarınızın işe alışma sürecini kolaylaştırabilirsiniz. İş dünyasında sıklıkla kullanılan bazı onboarding örnekleri şu şekildedir:

• İlk Gün Öncesi Hedefler Belirlemek: Çalışanınızı işe başlar başlamaz yeni pozisyonunda kişisel hedefler belirlemeye teşvik etmek için bu örneği deneyebilirsiniz. Ona henüz işe başlamadan yerine getirilmesi gereken birtakım kolay görevler verebilir ve önceliklerini başlangıçta planlamasını sağlayabilirsiniz.
• Şirket İçi Duyuru Yapmak: Yeni bir çalışanı iyi bir şekilde karşılamak, işe motivasyonunu artırmak için oldukça önemlidir. Bu noktada yararlanabileceğiniz onboarding örneklerinden biri de ilk gün, yeni çalışanınızı bir duyuruyla diğer tüm çalışanlarınıza tanıtmaktır. Diğer çalışanlarınızın iyi dilekleri, yeni ekip üyenizin de motivasyonunu artıracaktır.
• Ofis Hazırlığı Yapmak: Buzları çabucak eritmek ve yeni ortamına alışmasını sağlamak için yeni çalışanınızla birlikte küçük bir ofis dekorasyonuna girişebilirsiniz. Ona hangi araçlara ihtiyaç duyduğunu sorabilir, özel bir bilgisayar veya farklı bir ekipman tercihi olup olmadığını öğrenebilirsiniz.

Onboarding Eğitimi ile İşe Alım Süreçlerinizin Verimliliğini Artırın

İşletmenizin işe alım süreçlerini daha verimli bir şekilde yönetebilmesi için onboarding eğitimi programlarından yararlanabilirsiniz. Vidobu olarak LMS’mizle sizlere, yapay zekâ destekli bir öğrenme yönetimi sistemi sunuyoruz. Onboarding eğitimi için tüm planlama, uygulama ve değerlendirme aşamalarını bu sistem üzerinden gerçekleştirebilir ve işe yeni başlayan çalışanlarınızın uyum sürecini yakından takip edebilirsiniz.