Oryantasyon Nedir? Oryantasyon Süreci Nasıl Planlanır?

Hem yeni işe alımlarda hem departmanlar arası transferlerde işin ve işletmenin dinamiklerine hâkim olmak, çalışan açısından büyük önem taşır. Kurum içindeki yapıyı yeterince tanımadan işe başlamak, çalışanın motivasyonunu ve verimliliğini uzun yıllar boyunca olumsuz etkileyebilir. Öte yandan sağlıklı bir oryantasyon sürecinden geçen çalışanlar için konforlu ve başarılı bir çalışma hayatının önünde engel kalmamış denebilir. Hızlı adaptasyon ve yüksek çalışan bağlılığı söz konusu olduğunda kilit bir kavram hâline gelen iş hayatı için oryantasyon süreci, başarılı şirketlerin önem verdiği uygulamalar arasında yer alır.

Oryantasyon Nedir?

“Oryantasyon ne demek?” sorusunun sözlük karşılığı; yönlendirme, uyumlanma ya da eğitmedir. Fransızca kökenli olan bu kelime, akademik alanda öğrencilerin okula uyumlanması anlamında da kullanılır. Ancak oryantasyon sözcüğünün iş terimi olarak kullanımı daha yaygındır. 

Kurumsal iş hayatında görevine yeni başlayan çalışanın yapacağı işinin nitelikleri, takım arkadaşları ve şirket hakkında bilgilendirilmesi gibi süreçler; “oryantasyon” olarak adlandırılır. Oryantasyon sürecinin sonunda çalışanın başta aktif görev alacağı departman olmak üzere şirketin tüm unsurlarına olabildiğince hâkim olması hedeflenir. Genellikle 2 hafta süren oryantasyon süreci, çalışanın ihtiyacına göre 6 aya kadar uzayabilir.

Profesyonel iş hayatında “Oryantasyon süreci nedir?” sorusunun sağlıklı ve etkin bir biçimde yanıtlanabilmesi için şu dört temel adımdan söz edilebilir:

• Organizasyonun Tanıtılması: Başta şirketin sağladığı ürün ve hizmetler olmak üzere; müşteri profilinden organizasyon yapısına, kuruluş tarihinden kurum kültüründe önem verilen değerlere kadar birçok alt başlık bu kapsamda çalışanla paylaşılabilir.
• İşin Tanıtılması: Oryantasyon sürecinde çalışandan beklenen görevlerin açık bir biçimde paylaşılması önem taşır. Şirket içindeki diğer departmanlarla ve varsa müşterilerle olan iş ilişkisi, bu adımda açık bir şekilde belirtilmelidir.
• Çalışan Haklarının Tanıtılması: Ödemelerin ayın hangi günü yapıldığından sigorta düzenlemelerine, yan haklardan yıllık izinlere, çalışma saatlerinden mola sürelerine kadar tüm bilgiler çalışan hakları kapsamında şeffaf bir iletişimle ilk günlerde çalışana iletilmelidir. Çalışana tahsis edilen çalışma alanının yanı sıra cep telefonu ve araba gibi araçların oryantasyon döneminde teslim edilmesi önem taşır.
• İş Arkadaşları ile Tanışma: Şirketteki oryantasyon süreçlerinin bir parçası olarak yeni başlayan çalışanlara “buddy” ya da “mentor” adı verilen bir danışman atanabilir. Bu roller ekip arkadaşları ya da ekip yöneticileri arasından seçilebilir ve çalışana ilk öğle yemeğinde eşlik etmek gibi küçük ancak etkili görevleri üstlenebilir. Yabancı olduğu ortamda aklına takılan tüm soruları danışabileceği birine sahip olan yeni ekip üyesi, böylece tüm iş arkadaşlarıyla daha kolay iletişim kurabilecek ve şirket ortamına daha hızlı uyum sağlayabilecektir. 

Oryantasyon Neden Önemlidir?

Yeni personeller için oryantasyon süreci, kimi işletmelerde zaman kaybı olarak görülebilir ve uygulanmayabilir. “İş, iş başında öğrenilir.” yönündeki geleneksel yaklaşım, şirketlerin oryantasyon için zaman ve emek harcamasına mani olabilir. Oysa tıpkı planlamaya, analitik düşünmeye ve organizasyona ayrılan zaman gibi oryantasyon için zaman ayırmak da işletmeye katkı olarak geri dönecektir. Oryantasyon; yeni bir ekip üyesinin hatalarını denetlemek, soru işaretlerini gidermek ve uyumunu gözlemlemek açısından tüm işletmeler için bir fırsat olarak görülmelidir. 

İşletmenin ölçeği ne olursa olsun, oryantasyon sürecinden geçmeyen çalışan tekrar tekrar hata yapabilir ve bu nedenle öz güvenini yitirebilir. Kendisini yetersiz hisseden, soru sormaya çekinen ya da soru soracak muhatap bulamayan çalışanların işe ve şirkete bağlılığından söz edilemez. İş hayatına başlangıç ne kadar pozitif olursa performans ve verim de o kadar artar. 

Hem çalışan hem şirket açısından oryantasyonun çok sayıda faydasından söz edilebilir. Bazılarına kısaca değinelim:

• Yeni işe başlayan çalışanda stres ve kaygı azalır. 
• Çalışan kurum kültürünü yakından tanır.
• Hoş karşılanma, takdir ve sosyal iletişim sayesinde tüm çalışanların şirkete olan bağlılık düzeyi önemli oranda artar.
• Çalışanlar ve yönetim arasındaki güven ilişkisi tazelenir.
• Çalışanların şirketin sistemi ve işleyiş hakkında bilgi düzeyi yükselir. Böylece öz güvenleri ve performansları artar.
• Açıkça bildirilen gerçekçi iş beklentileri, çalışanları hayal kırıklığından korur.
• Çalışanlar arasındaki sosyal ilişkiler güçlenir.
• Çalışanların iş yerinde çalışma süresi artar. Böylece devir hızı ve yeni işe alım maliyetleri azalır. 
• Çalışanların hata yapma olasılığı azalır, işveren de deneme yanılma yoluyla öğrenmenin getireceği ek maliyetten korunmuş olur.
• Görev tanımına dair tüm bilgilerin bir paket hâlinde detaylı olarak paylaşılması hem çalışanın amirini hem ekip arkadaşlarını sık sık aynı sorularla karşılaşmaktan kurtarabilir.
• Çalışanların sorumluluk bilinci gelişir.
• İşletmelerde mevcut düzenin devamı ve kurumsal hafızanın korunması sağlanır.

Oryantasyon Süreci Nasıl Planlanır?

Oryantasyonun ne zaman başlayacağı da en az içeriği kadar önem taşır. Çalışan işe başlar başlamaz devreye giren sistemli bir oryantasyon süreci ile sürekli ertelenen ve iş yoğunluğundan dolayı uygulamaya konamayan bir oryantasyon arasında hem çalışan hem işveren bakımından büyük fark olacaktır. Oryantasyon bir şirket için öncelik hâline gelmezse zaman yönetiminin kısıtlı olduğu şirketlerde satış hedeflerine ya da toplantılara yenik düşebilir. Bu da çalışana kendisini değerli hissettirme hedefinden tamamen sapmak anlamına gelebilir.

Oryantasyon sürecinin planlamasına çalışan iş başı yapmadan önce başlamak gerekir. Yakın tarihte yeni işe alım gündemi olmasa bile oryantasyon eğitimi için gelecekte ihtiyaç duyulabilecek prosedürleri önceden hazırlamak, işletmeye hız kazandıracaktır. İş akışları ya da bilgisayar programlarının kullanım kılavuzları, her an sıfırdan bilgi almak isteyen birine sunulabilecek şekilde hazır edilirse oryantasyon süreci de büyük ölçüde kolaylaşmış olur.

Üzerinde iyi çalışılmayan bir oryantasyon sürecinin şirket için yaratabileceği riskler aşağıdaki gibi olabilir:

• Bilgi kirliliği yaratma riski,
• Planlama ve takip zorluğu,
• Kırtasiye ve evrak işlerinin çok olması,
• Planlamadan doğabilecek aksaklıklar,
• İletişimde yaşanabilecek kopukluklar,
• Çok fazla bire bir iletişimden doğan yorgunluk.

Oryantasyon sürecinde hem işe yeni başlayan çalışanı hem ekip arkadaşlarını fazla ya da gereksiz bilgiye maruz bırakmamak ve onları iletişim hatalarından korumak için süreç; basamaklara ayrılarak yönetilebilir. 

Oryantasyon Süreci Basamakları Nelerdir?

“Oryantasyon nasıl yapılır?” sorusunun başta insan kaynakları olmak üzere şirketin ilgili birimlerince detaylı bir şekilde ve basamaklar hâlinde çalışılması gerekir. Aşamalı bir çalışma olmaması durumunda çalışanın hangi servise binmesi gerektiğinden tuvaletlerin nerede olduğu bilgisine kadar akla gelmeyecek pek çok basit soru yanıtsız kalabilir. Her şeyi aynı gün yapmaya çalışmak verimsizlik ve yorgunluk yaratırken süreci çok geniş bir süreye yayıp planlamamak ise oryantasyon sürecini takibi imkânsız bir hâle getirecektir. Oryantasyon sürecinin fazlarından kısaca bahsedelim:

Çalışanın İlk Günü ve Öncesi: 

• Çalışan işe başlamadan önce çalışma alanı düzenlenmelidir. Örneğin çalışanın kullanacağı masanın, mobilyaların ve telefon, yazıcı, bilgisayar gibi malzemelerin hazırlanması gerekir.
• Çalışana şirketin bulunduğu yere nasıl ulaşacağı hakkında bilgi verilmelidir. 
• İlk gün için ideal bir karşılama ortamı düzenlenebilir. Böylece yeni çalışana ilişkin herkes bilgilendirilebilir.
• Çalışana şirket kimlik kartı, yemek kartı ya da iş yeri giriş kartı teslimi yapılmalıdır.
• Çalışan buddy ya da mentoru ile tanıştırılmalıdır.
• Çalışana e-posta hesabı teslim edilmeli, şirkete ait intranet yapısı tanıtılmalıdır.
• Çalışanla birlikte oryantasyon planının üzerinden geçilmelidir.

Çalışanın İlk Haftası:

• Çalışanla işe yönelik detaylar paylaşılmalı, pozisyon tanımı ve performans beklentileri iletilmelidir.
• Departman organizasyonu çalışanla birlikte gözden geçirilmelidir.
• Çalışan diğer departmanlarla tanıştırılabilir ve vakit geçirmesi sağlanabilir.
• Çalışan, yöneticiler ve diğer bölüm çalışanları dışında iş yeri hekimi ve eğitmenlerle de tanıştırılmalıdır.
• Alınması gereken eğitimlerle ilgili bilgilendirme yapılmalı ve eğitimlere başlanmalıdır.
• Çalışma alanı dışında kafe ya da dinlenme alanları çalışana tanıtılabilir.
• Mesai saatleri, iş yeri güvenlik sistemleri, ofis uygulamaları gibi konularda çalışanın aklındaki soru işaretleri giderilmelidir.

Çalışanın İlk Ayı:

• Oryantasyon planı geliştirilebilir.
• İş amaçları gerçekleştirilmeye başlanmalıdır.
• Performans yönetim sistemi uygulanmaya başlanabilir.
• Müşteri ve paydaşlarla görüşmelere başlanabilir.

Çalışanın ilk altı aylık performans değerlendirme süreci boyunca oryantasyon sürecindeki gelişmeler ve aksaklıklar kontrol listeleri ile takip altında tutulabilir. Yeni başlayan tüm çalışanlara aynı oranda ilgi ve zaman ayrılması, çalışan bağlılığı açısından büyük önem taşır. Bu nedenle çalışanların her biri için yapılanları ve yapılamayanları liste üzerinden işaretlemek, istenmeden yapılacak haksızlıkların da önüne geçilmesini sağlar. Kontrol listesinde “Çalışma alanı gezildi mi?” ya da “Finans departmanı ile tanışma organize edildi mi?” gibi hızlı ve basit sorular yer alabilir.

Oryantasyon Eğitimi Nedir?

Oryantasyon eğitimi, özellikle çalışan sayısı ve sirkülasyonu fazla olan büyük ölçekli işletmeler için üzerinde iyi çalışılması gereken konuların başında gelir. Eğitimin kapsamı, kim tarafından ve ne zaman verileceği gibi soruların kalıcı prosedürler hâlinde yanıtlanması gerekir.

Oryantasyon eğitimi, iş odaklı ve iş dışı programlar olmak üzere iki başlık altında gruplanabilir. İlk grupta yer alan mesleki oryantasyon, iş tanımına dair teknik gerekliliklerin sağlanmasını hedefler. İş dışı programlar ise bilgisayar programlarının kullanılmasından konferans yönetimine kadar çok çeşitli başlıkları içerebilir. Bölüm yöneticileri ve ekip arkadaşları yeni çalışana dair mesleki oryantasyon eğitimini üstlenirken insan kaynakları alanındaki uzmanlar ise meslek dışı programlarda çalışana destek olabilirler. Temel oryantasyon bilgilerinin aşağıdaki unsurları içermesi beklenir:

• Şirketin misyonu, vizyonu ve hedefleri,
• İşletmenin marka değeri, geçmiş ve güncel performansı,
• Üst yönetim başta olmak üzere örgüt yapısı ve departmanları,
• İşletme kural ve politikaları,
• Üretim hattı ve süreci,
• İşletmenin fiziki yapısı,
• Disiplin kuralları ve yönetmeliği,
• Kalite uygulamaları,
• Resmî tatil ve izinler, 
• Eğitim olanakları,
• Sigorta düzenlemeleri,
• Özlük hakları,
• Servis olanakları ve güzergâhı,
• Yemek ihtiyacının nasıl karşılandığı,
• Çalışma saatleri ve mola süreleri, 
• Fazla mesai uygulamaları,
• İş güvenliği uygulamaları,
• İş yeri hekiminin çalışma gün ve saatleri,
• Emeklilik sistemi,
• Personele sağlanan yan haklar,
• Nakil, harcırah ve sosyal haklar,
• Rapor uygulamaları,
• Ödeme şekli ve günleri.

Oryantasyon eğitimini başarılı bir program hâlinde sunabilmek için aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi faydalı olur:

• Oryantasyon eğitiminin işin ve pozisyonun gereklerine göre yeterli bir sürede planlanması,
• İşin ve kurumun ölçeğine göre eğitimin ilk yönetici ya da insan kaynakları yöneticisi tarafından planlanması,
• Oryantasyon eğitimi boyunca işletmeyi tanıtan görsel ve yazılı materyallerin yanı sıra gezilerden, konferanslardan ve bire bir görüşmelerden yararlanılması,
• Çalışanın eğitimden beklentilerinin öğrenilmesi ve eğitim sonunda yeniden değerlendirme ile karşılanmayan beklentilerin üzerinden geçilmesi,
• Oryantasyon eğitiminin etkinliğinin tüm tarafların katımıyla ölçümlenmesi ve raporlanması, 
• Oryantasyon süreci boyunca iş güvenliği gereklerinin eksiksiz uygulanması.

Başta oryantasyon eğitimi olmak üzere çalışanlarınıza ait tüm eğitim süreçlerini ilk andan itibaren yapay zekâ tabanlı, modüler içerikler sunabileceğiniz akıllı LMS’mizle yönetebilirsiniz. Çalışanlarınız için oluşturduğunuz eğitimlerin zamanlamasını planlamak, takip etmek ve raporlamak için hızlı ve kolay çözümler sunan LMS’mizden faydalanabilirsiniz.