Profesyonel Bir e-Mail Nasıl Yazılır? Kurumsal Mail Örnekleri

Kurumsal bir e-mailin giriş cümlesinden maili yazan kişinin tecrübesi, samimiyeti ve görgü kurallarına hâkimiyeti anlaşılabilir. Mailin formatı, üslubu, içeriği ve paylaşım saati gibi birçok faktör; iş hayatında sağlıklı ve doğru iletişim kurma becerisine etki eder.

Şirket içindeki ve dışındaki bağlantılarla yüz yüze iletişimin giderek azaldığı küresel iş dünyasında “Kurumsal mail nasıl yazılır?” sorusuna doğru yanıt vermek büyük önem taşır. Müşterilerle bağlantı kurmak, onlara iş teklifinde bulunmak ya da mevcut bir işi takip etmek gibi nedenlerle ihtiyaç duyulan kurumsal mail hazırlama süreci pratik gerektirir. Gelin, profesyonel mail yazma konusunu detaylı olarak ele alalım.

Profesyonel e-Mail Yazmak Neden Önemlidir?

Vücut dili, jest ve mimiklerle desteklenebilen sözlü iletişim sırasında karşı tarafı bir konuda ikna etmek ya da etkilemek; yazı ile iletişime göre daha kolay olabilir. Benzer şekilde karşılıklı konuşurken kişinin yanlış anlaşıldığını fark etmesi ve aksiyon alması da daha kolaydır. Karşı taraftan alınan geri bildirime göre kişi anlık olarak kelime seçimini değiştirebilir ya da ifadesinde düzeltmeye gidebilir.

Yazılı iletişimde ise vücut dilinden fayda sağlamak mümkün olmaz. Karşı tarafın tepkilerini anlık olarak görmek imkân dâhilinde değildir. Özellikle iş ile ilgili yazılı iletişim sırasında tarafların karşılıklı olarak yoğun bir trafiği olabilir. e-Mailler, mesajlar, telefon görüşmeleri ve toplantılar derken bir iş gününde okunması ve anlaşılması gereken çok şey bulunur. Olabildiğince özet ve somut ifadelerden yararlanarak yanlış anlaşılmalardan kaçınmak gerekir. Bu nedenle profesyonel mail hazırlama, kurumsal şirketlerin en çok önem verdiği konular arasında yer alır.

Profesyonel e-mail yazabilen kişi;

• Bir konuyu tek e-mailde, soru işaretine yer bırakmadan açıklayabilir. Bu sayede her iki taraf için zamandan tasarruf sağlanmış olur.
• Net, açık, samimi bir iletişim kurmayı ve iletişim kazalarından korunmayı garanti altına alır.
• İş ile ilgili yetkinliğini rahatça ortaya koyar ve karşılığında itibar kazanır.
• Talepte bulunduğu konu ile ilgili olumlu yanıt almaya ve iş süreçlerini ilerletmeye bir adım daha yaklaşır.

Mailin doğru şekilde hazırlanabilmesi ve iş süreçlerine olumlu yansıması için şu adımları gözden geçirmek fayda sağlar:

• İsteklerin kısa ve net ifade edildiğinden emin olmak,
• Yazım ve noktalama kurallarına dikkat etmek,
• Gerekli olmadıkça metin içerisinde büyük harf kullanmamak,
• Konu başlığını boş bırakmamak,
• Emoji ya da ünlem işareti kullanmamak,
• İçerik ile konu arasında uyum olmasına dikkat etmek,
• Önemli noktaları vurgulamak,
• Kapanışı amaca ve aksiyona yönelik bir cümle ile yapmak.

Profesyonel Mail Nasıl Yazılır?

“Bir kuruma mail nasıl yazılır?” sorusunu yanıtlayabilmek için konu başlığı, selamlama, mail gövdesi, kapanış ve imza unsurlarının hepsini ayrı ayrı incelemek gerekir. Tüm bu unsurlara geçiş öncesinde ise mail adresi seçimi, önemli bir detay olarak öne çıkar. Mailin tüm unsurları sağlandıktan sonra kontrol ve düzeltmelere zaman ayırmak gerekir.

1. Mail Adresi Seçimi

Çalışanlar için kurumsal mail adresi seçimi şirketler tarafından yapılır ve genellikle çalışanın ad ve soyadı bilgilerini içerir. Öte yandan iş ya da resmî kurum başvuruları sırasında kurumsal bir şirkette çalışmıyorken kişisel mail adresinin iş amaçlı kullanımı gerekebilir. Bu nedenle kişisel mail adresinin de profesyonel bir biçimde seçilmesi, mail hazırlama sürecine fayda sağlar. Mail seçiminde rumuz ya da kısaltma kullanmamak, isim@domain ya da isim.soyismi@domain şeklinde bir mail adresi oluşturmak; istenen açıklığı, netliği ve itibarı sağlar.

2. Konu Başlığı

Alıcının gördüğü ilk satır olan konu başlığında belirsiz ve genel ifadelerden kaçınmak gerekir. Konu satırının amaca yönelik, açık ve net olması ilerleyen günlerde konunun takibini de kolaylaştırır. Konu başlığını boş bırakmamak kesin bir kural olarak kabul edilebilir.

Bazı durumlarda aynı alıcı listesinden faydalanmak için eski bir konu başlığı üzerinden yazışma başlatıldığı görülür. Kafa karışıklığı yaratan bu durumdan kaçınmak gerekir. Yeni konunun aciliyetine, güncelliğine ve içeriğine göre yeni bir başlık oluşturmak işleri kolaylaştırır.

3. Selamlama

Mail yazımında resmiyete ve iş ilişkisine göre bir selamlama seçmek gerekir. Başlangıçta “Sayın” ya da “Sevgili” gibi bir hitap kullanmak, karşı tarafla olan tanışıklığa göre verilmesi gereken bir karardır.

“Formal mail nasıl yazılır?” derseniz söze “merhaba” diye başlamak çoğu zaman yeterli olabilir. Alıcının adının ardına resmiyete göre “Hanım/Bey” ifadeleri eklenebilir. Kişinin adının bilinmediği durumlarda “Sayın Yetkili” ifadesi kullanılabilir.

4. e-Mail Gövdesi

“e-Mail nasıl yazılır?” sorusunun yanıtı, ağırlıklı olarak mail gövdesinde hayat bulur. Mailing hazırlama sırasında okunaklı bir metin ortaya çıkarmak önem taşır. Amaca yönelik ve okunması kolay bir içerik hazırlamak için yazı, paragraflara bölünebilir ve gerektiğinde maddelere ayrılabilir. İmla hatalarından kaçınmak ve gerektiğinde imla kılavuzundan faydalanmak gerekebilir. Büyük harfler yazı dilinde yüksek ses anlamına geldiği için tercih edilmemelidir.

5. Kapanış

Profesyonel bir e-mailin istenen etkiyi yaratması için akılda kalması ve alıcıyı harekete geçirmesi gerekir. Bunun için kapanışta da bilgi talebini, toplantı isteğini ya da beklenen işlemi tekrar vurgulamak faydalı olur. Mesaj ile karşı tarafı eyleme geçirmek için bir son tarih belirtmek çoğu zaman fayda sağlar. “Yarına kadar konuyla ilgili dönüşünüzü paylaşabilir misiniz?” gibi bir ifade, kapanıştan önceki son cümle olarak yeterli olur.

“Bilgilerinize sunarım.”, “Rica ederim.”, “Saygılarımla…”, “En iyi dileklerimle…” ya da “Teşekkürler.” gibi ifadeler imza öncesinde en sık tercih edilen kapanış cümlesi örnekleridir. Samimi iş ortaklarına yazarken yakın ilişkileri vurgulamak için “İyi hafta sonları.”, “İyi tatiller.” ya da “Sevgiler.” gibi ifadeler kapanış olarak kullanılabilir.

6. İmza

Profesyonel e-mailde imza, isim ve unvan içeren son dokunuş olarak ifade edilebilir. İmza; isim dışında e-mail adresi, ev adresi ve telefon gibi iletişim bilgilerini içerir. Varsa web sitesine ve sosyal medya profiline imza üzerinden bağlantı sağlanabilir. Profesyonel fotoğraf ve tasarımlar, imzada yer alan diğer öğeler arasında yer alır.

7. Kontrol ve Düzeltmeler

Noktalama işaretlerinin kullanımı ve imlanın hatasız olması, alıcıda olumlu bir intiba bırakmak adına önem taşır. Bir e-mailin tüm eklerinin tam olduğundan ya da herhangi bir anlam karmaşası içermediğinden emin olmak için kontrole bir iki dakika zaman ayırmak yeterli olur. Bu kontrol, gelecekte yanlış anlaşılmalardan ve eksiklerden doğan mail trafiğinin ve daha büyük zaman kaybının da önüne geçer. 

8. Alıcı Listesi Hazırlama 

Birden çok kişiye gönderilmesi gereken maillerde alıcı listesinin son kez gözden geçirilmesi önem taşır. Alıcıların adı, konu ile ilgilerine göre “to”, “cc” ya da “bcc” adı verilen alanlarda yer alabilir. Sorunun ya da konu başlığının doğrudan hitap ettiği kişilere “to” kısmında yer verilir. İngilizce “carbon copy” kelime grubunun kısaltması olan “cc” alanında maili görmesi gereken ancak ilk muhatap olmayan kişiler bulunur. “Blind carbon copy” yani “bcc” kısmında ise tüm e-mail adresleri gizli tutulur. Çok fazla iş ortağına ya da müşteriye mail göndermek gerektiğinde farklı alıcıların birbirini görmemesi için “bcc” kısmından yararlanılabilir.

9. Saat Planlama

Özellikle global şirketlerdeki saat farkı nedeniyle karşı tarafın mesai saatlerine denk gelmeyen profesyonel mailler, farklı bir saate planlanabilir. Aynı şekilde vaktinden önce hazırlanan mailler için de yeni bir saat planlaması yapmak mümkündür. e-Posta istemcisinin özelliğini kullanarak mail için doğru saati planlamak, iş ilişkilerinde küçük ama etkili bir fark yaratabilir.

10. Takip

Doğru zamanda, doğru üslupla yazılan bir maili paylaşmak kadar mailin alıcıdaki sürecini takip etmek de önemlidir. Bir şekilde yanıt alınamayan mailler için iki iş günü gibi bir süre içerisinde dostça bir hatırlatıcı paylaşılabilir. Mailden hemen sonra ya da aynı gün içinde hatırlatma yapmak ise hoş karşılanmayabilir. İki günlük süre içinde, konu henüz soğumadan hatırlatma yaparak istenen etkiyi yaratmak mümkün olur.

İş Hayatından Profesyonel Mail Örnekleri

Profesyonel e-posta örnekleri, farklı koşullarda küçük değişikliklerle tekrar tekrar kullanılabilir. “Mail nasıl yazılır?” sorusuna örnek teşkil eden, doğru üslupla yazılmış mailler üzerinden pratik yapmak; zaman içinde profesyonel e-mail yazmayı kolaylaştıracaktır. 

Resmî Mail Nasıl Yazılır?

“Örnek mail nasıl yazılır?” sorusu en çok resmî kurumlarla yapılan yazışmalar söz konusu olduğunda ortaya çıkar. “e-Mail nasıl yazılır, örnekleri nelerdir?” kısaca göz atalım:

Konu başlığı: X Seminer Salonu Rezervasyonu Hakkında

Sayın Yetkili,

X adresinde yer alan X adlı seminer salonunun müsaitliğini sorgulamak için tarafınıza ulaşıyorum. 

Şirketimiz X tarihinde, X başlıklı bir söyleşiye ev sahipliği yapacak. X kişilik olarak bu kurumsal etkinlik için X saat aralığında salonunuza rezervasyon yapmak istiyoruz.

Müsaitlik durumunuzu yarın öğlene kadar paylaşabilir misiniz?

Teşekkürler,

Ad Soyad

Şirket İsmi

Telefon Numarası

İş İçin Mail Nasıl Yazılır?

İş başvurusu yapacak kişiler sıklıkla “Mail nasıl yazılır, örnekleri nelerdir?” sorusunu merak eder. İş başvurusu için şu taslak kullanılabilir:

Konu başlığı: İş Başvurusu, Ad Soyad, X Pozisyonu

Merhaba X Hanım/Bey,

Şirketinizin arayışta olduğu X pozisyonu hakkında iletişime geçiyorum. Bu fırsattan X aracılığıyla haberdar oldum. Sahip olduğum X yıllık deneyimle pozisyonunuz için uygun bir aday olduğuma ve şirketinize değer katacağıma inanıyorum.

Ekte öz geçmişime ve ön yazıma ulaşabilirsiniz.

En kısa zamanda sizden haber almak için sabırsızlanıyorum.

Saygılarımla,

Ad Soyad

e-Mail Adresi
Telefon Numarası

Başvurunun olumlu sonuçlanması temennisi ile gönderilen maillerde de içerik, zamanlama, imla ve hitap; işe alım yapan kişinin adaya olan tutumunu etkileyebilir.

Konu başlığı: İş Görüşmesi İçin Teşekkür, Ad Soyad, X Pozisyonu

Merhaba X Hanım/Bey,

Bugün X pozisyonu hakkında gerçekleştirdiğimiz görüşme için teşekkür ederim. Vakit ayırdığınız ve şirketinizi yakından tanıma imkânı verdiğiniz için memnuniyetimi ifade etmek isterim.

X alanındaki iş deneyimim ve lisans tecrübem doğrultusunda bu pozisyon için uygun bir aday olduğumu düşünüyorum. Pozisyonun iş birliği ve ilerleme fırsatları benim için de cazip görünüyor.

Bir sonraki adım için sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum.

İyi çalışmalar dilerim,

Saygılarımla,

Ad Soyad

e-Mail Adresi
Telefon Numarası

Müşteriye Profesyonel e-Mail Nasıl Yazılır?

İş hayatında müşterilerle kalıcı bağlar kurmak, sözlü olduğu kadar yazılı iletişime de bağlıdır. İş görüşmeleri ve toplantılar sonrası paylaşılan teşekkür mailleri, iletişimi ve iyi ilişkileri pekiştirebilir.

Konu başlığı: Tanıtım Toplantısı Katılımı Hakkında

Merhaba X Hanım/Bey,

Bugünkü toplantıya katılımınız bizi çok mutlu etti.

En sadık müşterilerimizden biri olarak size, güveniniz ve faaliyetlerimizin gelişimine katkılarınız için çok teşekkür ederiz.

İş birliğimizin devam etmesi umuduyla,

Ad Soyad
Şirket İsmi

Telefon Numarası

Çalışanlarınızın profesyonel e-mail yazma becerilerini geliştirerek hem müşterinizle hem ekiplerinizle daha sağlam ve kalıcı ilişkiler kurabilirsiniz. Modüler ya da oyunlaştırılmış e-mail yazma eğitimleri hazırlamak için yapay zekâ destekli, akıllı LMS’mizden destek alabilir; bu eğitimleri çalışanlarınızla çevrim içi platformda buluşturabilirsiniz. LMS platformu üzerinden edindiğiniz raporlama ve analizlerle çalışanların yazılı iletişim alanındaki gelişmelerini anlık olarak gözlemlemeniz de mümkün.