Proje Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır? Proje Yönetim Süreçleri

Rekabetçi iş dünyasında müşterilerin ve paydaşların beklentilerini anlayabilmek, ayrıntılara odaklanabilmek, bütçe yönetebilmek ve yapılması gereken işleri zamanında teslim edebilmek büyük önem taşır. Proje yönetimi; planlamadan kapanışa kadar iş hayatının tüm önceliklerini harmanlayan, heyecan verici ve dinamik bir alan olarak öne çıkar.

Proje yöneticilerinin ve ekiplerinin çok sayıda bilgi, beceri, araç ve tekniğe hâkim olması beklenir. Geleceğin iş dünyasını bugünden şekillendirebilmek ve sektörde oyun kurucu rolüne sahip olmak için şirketlerin proje yönetimi süreçlerine gerekli özeni göstermesi ve varsa proje etkinliğinin önündeki engelleri temizlemesi gerekir.

Proje Nedir?

“Proje yönetimi ne demek?” sorusuna geçiş yapmadan önce proje kavramının ne olduğunun iyi anlaşılması gerekir. Sözlük anlamına göre proje, “gerçekleştirilmesi istenen tasarı” ya da “plan ve programa alınan, maliyeti hesaplanan, kısa ve uzun vadeye bağlanarak özel kurum ya da devlet adına gerçekleştirilmesi onaylanan bilimsel çalışma tasarısı” olarak ifade edilir. Mimarlık alanında ise bir yapı bütününü, bir makineyi ya da kuruluşu plan durumunda gösteren çizime plan denir.

Günlük dilde rutin planlar ya da programlar için proje kelimesi sıkça kullanılsa da bu terim, çalışma hayatında ve akademik alanda oldukça kapsamlı bir çalışmayı ifade eder. Bir iş terimi olarak proje; benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için ortaya konan ve belirli bir süreyi kapsayan çaba veya girişim olarak tanımlanabilir. İş dünyasındaki proje tanımından projenin ne olmadığı da anlaşılır. Rutin işler ve günlük operasyonlar proje sayılmaz. 

Bir projenin aşağıdaki unsurlardan oluşması beklenir:

• Hedef: Proje sonunda başarılmak istenen bir hedef gerekir.
• Zaman: Son teslim tarihi, hedefe ulaşılmak istenen zamanı ifade eder.
• Bütçe: Hedefi elde etmenin maliyeti, projenin bütçesini oluşturur.
• Paydaşlar: Proje ile ilgilenen tüm oyuncular, projenin paydaşları olarak kabul edilir.
• Proje Yöneticisi: Farklı ekipler sürece katkı sunarken proje yöneticisinin de yapılması gereken her şeyin yapıldığından emin olması gerekir.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi; kısaca zamanı, bütçeyi ve paydaşların beklentilerini aynı anda yöneterek bir projeyi tamamlama pratiğidir. Proje süreci, farklı departmanlardan ya da şirketlerden grupların katılımını gerektirebilir. Çeşitli uzmanlık alanlarına sahip bu kişileri organize etmek proje yönetiminin bir parçasıdır. Bir projenin ilerleyen ya da tıkanan noktalarını tespit etmek ve öngörülemeyen sorunları çözmek de proje yönetimine dâhildir.

Proje yönetimi süreçleri, bir tarafta paydaşların isteklerini doğru şekilde anlamayı ve onlara gerçekçi çözümler sunmayı içerir. Diğer tarafta ise bu istekleri gerçekleştirecek olan ekiplerle gerekli teknik ya da analitik beceriler doğrultusunda projenin gidişatını adım adım izlemeyi gerektirir. Proje yöneticisi, kurum içi ya da dışı ilgililerle sürekli iletişim hâlinde olmak durumundadır. Hedefe yönelik tüm gelişmeler, belirlenen süre içinde tamamlanmaz ise proje başarısından söz edilemez.

Proje yönetiminde proje yöneticisi dışında aşağıdaki oyuncular da yer alır:

• Proje Sahibi: Projenin tamamlanmasını isteyen ve projeye sponsor olan müşteri ya da paydaşlar, proje sahibi olarak anılır.
• Proje Ekibi: Tasarımcılar, geliştiriciler ya da test ekibi gibi proje üzerinde çalışması beklenen bireyler; proje ekibini oluşturur.
• Proje Paydaşları: Proje sonunda menfaat elde edecek olan müşteriler, hisse sahipleri ya da tedarikçiler bu gruba dâhil edilebilir.

Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?

Başarılı proje yönetimi uygulamaları çalışanlara, müşterilere ve şirketteki hak sahiplerine fayda sağlar. Proje yönetiminin doğru şekilde yapılabilmesi için sürecin incelikle planlanması ve yakından takip edilmesi gerekir. 

Proje yönetiminin temel aşamaları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Başlangıç: Projenin genel çerçevesinin çizilmesi ve hedeflerinin tanımlanması süreci.
• Planlama: Proje ekibinin ve paydaşların takip edebileceği bir yol haritasının hazırlanması.
• Yürütme: Proje çıktılarının oluşmaya başlaması ve performansının izlenmesi aşaması.
• Teslim: Projenin tamamlanması ve proje sahibine teslim edilmesi.
• Geliştirme: Gerekli durumlarda projenin ihtiyaç alanları için geliştirmeler yapılması.

Yeni başlayanlar için proje yönetimi, temel aşamalara dair kafa karışıklığını da beraberinde getirebilir. Projenin tanımlanması ve planlanması aşamaları ilk bakışta kolay gibi görünse de yürütme ve çıktı alma sürecinde çok daha fazla konsantrasyon gerekir. 

Proje ekibi oluşturmayı ve planlamayı aceleye getirmeden, tüm oyuncuların doğru yerde olduğundan ve amaca hizmet ettiğinden emin olarak tamamlamak önemlidir. Aynı şekilde projenin hedefi, süresi ve bütçesi bu aşamada netleşeceği için tüm paydaşlarla gerekli iletişim, planlama sürecinde kurulur. Planlama yaparken proje boyunca kullanılacak yazılım ve donanımları netleştirmek büyük önem taşır.

Yürütme süreci sırasında ise geri bildirim almak, en iyiye ulaşana kadar süreçleri yinelemek ve günlük toplantılarla iletişimi canlı tutmak gerekir. Projenin başında belirlenen başarı tanımı, teslim sürecinde etkili olur. Tüm paydaşlar için ortak bir başarıdan söz edildiğinde proje kapatılabilir. Gerekli görülen durumlarda ise proje için geliştirme istenebilir.

Proje Yönetimi Neden Önemlidir?

Proje yönetiminin en iyi örnekleri incelendiğinde bu projelerin sadece proje yöneticisini ya da sahibini değil, tüm katılımcıları geliştirdiği görülür. Lider kadrosunu proje yönetimi eğitimi ile destekleyerek hedefe, zamanlamaya ve bütçeye uygun proje teslimlerinin gerçekleşmesini sağlamak; şirketlere aşağıdaki faydaları sağlar:

• Ekipler arasında ve içinde iş birliği gelişir,
• Sorunlar daha hızlı ve kolay çözülebilir,
• Müşterilere üstün kalitede ürün sunabilmek mümkün hâle gelir,
• Riskleri tanımak ve böylece çözüm yolları geliştirmek kolaylaşır,
• İş değerlerine uymayan adımların atılması engellenebilir,
• İş süreçlerindeki iyileşmeler sayesinde verimlilik artar, 
• Değişime adapte olmak daha kolay hâle gelir.

Proje Yönetimi Bilgi Alanları Nelerdir?

Bir projeyi başarıyla tamamlamak ancak maliyetleri, çıktıları, insan gücünü, riskleri, pozitif ve negatif yönlü gelişmeleri aynı anda yönetmekle mümkün olabilir. Bu nedenle proje yönetimi dersi, birden çok alanda uzmanlaşmayı gerektirir.

Proje yönetimi teknikleri için bilgi alanları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Zaman Yönetimi: Projeye dâhil olan herkes kendi hızında çalışırken teslim süresinde projeyi tamamlama hedefinden uzaklaşılabilir. Proje yönetimi, tarihler konusunda net ifadeler kullanarak ve gerektiğinde kaynakları değiştirme hakkını da elinde tutarak zaman yönetimini en iyi şekilde başarmayı gerektirir.
• Kapsam Yönetimi: Projenin gerekli tüm kaynakları ve süreçleri içerdiğinden emin olan proje yöneticisi, projedeki gereksiz detayları ayıklamakta da başarılı olmalıdır.
• Risk Yönetimi: Proje başlangıcı ve proje döngüsü boyunca riskleri belirleme yeteneği; önleyici ve yol gösterici adımların atılmasında etkili olur. 
• Maliyet Yönetimi: Proje planlama parametrelerinin projeyi tamamlamak için gereken maliyetlerle uyumlu olması gerekir. 
• Kalite Yönetimi: Projenin teslim tarihi geldiğinde ortaya çıkan işin müşteri gereksinimlerini ve kalite standartlarını sağlaması beklenir.
• İnsan Kaynakları Yönetimi: Personelin beceri ve yeteneklerine göre iş dağılımı yapılması gerekir. Sağlık problemleri gibi nedenlerle iş gücü kaybı yaşanması durumunda alternatif üretmek, proje yöneticisinin sorumlulukları arasında yer alır.
• Entegrasyon Yönetimi: Projenin entegre edileceği donanım ve yazılımların hazır hâle getirilmesi, proje yönetimi bilgi alanları arasında yer alır.
• Tedarik Yönetimi: Proje boyunca ihtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin satın alınması hem maliyet hem tedarik yönetiminin konusunu oluşturur. Güçlü ve zayıf yönler, fırsat ve tehditler dikkate alınarak SWOT analizi ile mal ve hizmet seçimlerinin yapılması gerekir. 
• İletişim Yönetimi: Proje yönetimi örneklerinde aynı zamanda insan yönetimi de vardır. Sponsorlarla, müşterilerle ya da ekiplerle yaşanması muhtemel iletişim kazaları sürece zarar vereceğinden proje yönetimi diplomasiye ve şeffaf iletişime her an açık olmayı gerekli kılar.
• Paydaş Yönetimi: Proje paydaşlarının belirlenmesi, katılımlarının planlanması ve yönetilmesi; proje yönetimi unsurları arasında yer alır. Paydaşları doğru belirlemek kadar onların katılımlarını izlemek de proje süreci boyunca hedefe doğru bir şekilde ilerlemeyi kolaylaştırır.

Şirketlerde Proje Yönetimi Süreçleri Nasıl İşler?

Proje yönetimi programları şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Öte yandan bir projede riskleri olabildiğince aza indirmek ve teslim hedefine sadık kalmak için atılması gereken adımlar, büyük benzerlikler taşır. Şirketlerde proje yönetimi süreçlerini en iyi şekilde sürdürmek için aşağıdaki yollar izlenebilir:

• Proje Paydaşları ile Toplantı Düzenlenmesi: Projenin ilk toplantısı, en kapsamlı toplantı olarak kabul edilir. Burada proje nedenine, hedeflere, çıktılara ve bütçeye en ince ayrıntısına kadar bakılması; proje ekibi ve paydaşlar arasında beyin fırtınasına yer verilmesi önem taşır. Proje sürecinde de stand-up adı verilen günlük toplantıların proje hedefine doğru ilerleme sağlamaya büyük katkısı olur. 
• Hedefler Belirlendikten Sonra Proje Başarısının Tanımlanması: KPI adı verilen performans göstergeleri, kurumsal şirketlerin vazgeçilmezleri arasında yer alır. Zamanında tamamlanan her işin maliyet performans endeksinin, yatırım getirisinin ve plana sadık kalan bütçe kalemlerinin KPI hesaplamasına olumlu yönde katkısı olur.
• Proje Rollerinin ve Sorumlulukların Dağılımı: Projeyi kimin inşa edeceğinden kimin devralacağına kadar tüm rol ve sorumlulukların proje yönetiminde açık olması gerekir. Proje ekibinin yanı sıra risk analistleri ve endüstri uzmanları da proje döngüsü içindeki süreçlere olumlu katkılar sunabilir.
• Proje Programı ve Maliyetleri Hakkında Bilgi Paylaşımı: Proje çizelgesinin paydaşlarla paylaşımı en kritik proje adımlarından biridir. Bu çerçevede proje adımlarını tüm ekiple paylaşmaya izin veren dijital uygulamalardan yararlanmak, projedeki ilerleme ve gelişmelerle ilgili herkesi aynı anda bilgilendirmeye yarar. Mobil proje takip programları, projenin esnekliğini artırır. Program üzerinden rutin toplantılar dışında anlık güncelleme toplantıları da düzenlenebilir.
• Proje Planının Sunumu ve İzlenmesi: Proje ile ilgili adımlar tamamlandıkça paydaşlardan geri bildirim alınması, sürecin yürütülmesini ve izlenmesini kolaylaştırır. Verimli bir iş akışı için düzenli olarak durum raporları paylaşılır. Projenin belirli adımlarında yinelemeye ihtiyaç duyulursa bunun hemen yapılması, zaman yönetimi açısından önem taşır. 

Proje Yönetimi Araçları Nelerdir?

Proje ilerleyişinin tüm ekibin ve paydaşların gözünde görsel hâle getirilmesi, olası risk ve gecikmelere dikkat çekilmesi büyük önem taşır. Tüm bu amaçlara hizmet eden proje yönetimi araçları şu şekilde örneklendirilebilir:

• Gantt Şeması: Projenin yüzdesel olarak nereye geldiğini, yol üzerinde hangi kilometre taşlarının yer aldığını şema olarak gösteren proje yönetim aracıdır. Proje zamanlamasına dair en sık tercih edilen araçlardan biri olarak öne çıkar.
• Risk Kaydı: Projenin üzerinde olumsuz etki yaratma riski bulunan olayların kayıt üzerinde incelenmesi için yaygın kullanılır. Proje yöneticisi her bir risk için riski azaltmaya yönelik eylem ve durumları görselleştirebilir.
• İş Kırılım Yapısı: Proje çıktılarını özetleyen ve projenin her bir adımını daha küçük ve yönetilebilir parçalara ayıran yönetim aracıdır. Özellikle karmaşık projelerde neye ne zaman ihtiyaç duyulduğunu kaçırmamak için sıklıkla tercih edilir.
• Kritik Yol: Tamamlanması gereken görevlerin sıralaması ve zamanlaması, kritik yol adını alır. Bir günlük gecikmenin proje üzerinde yarattığı etki, kritik yol çalışmasında izlenebilir.

Şirketinizi geleceğe taşıyacak projeler için çalışanlarınıza yapay zekâ destekli LMS’miz üzerinden proje yönetimi eğitimleri sunabilirsiniz. Proje yönetimi eğitimi içeriğini istediğiniz departman ve pozisyonlarla buluşturabileceğiniz LMS platformumuz sayesinde doğru zamanda ortak bir hedefe ilerleyen proje grupları oluşturabilir, bu sayede müşterilerinize üstün hizmet ve ürünler sunabilirsiniz.