Puantaj Nedir? Puantaj Cetveli Takibi Nasıl Yapılır?

Bir şirketin başarısı, çalışanlarının performansına ve verimliliğine dayanır. Bu nedenle iş dünyasında, performansın ve üretkenliğin ölçülmesi hayati bir öneme sahiptir. İşte burada puantaj kavramı devreye girer. Çalışanların çalışma sürelerini takip etmeyi sağlayan puantaj sistemi, insan kaynakları yönetimini optimize etmeye imkân verir. Peki, puantaj nedir? Puantaj cetveli nasıl doldurulur?

Puantaj Ne Demek?

Puantaj; çalışanın zamanının ne kadarını iş yerinde geçirdiğini ve bu süre zarfında ne kadar çalıştığını belirleyen bir sistemdir. Şirketlerin insan kaynakları, maliyet analizi ve planlama süreçlerinde kritik bir rol oynar. Bu veriler işverenin iş gücü verimliliğini artırmak, maliyetleri düşürmek ve hatta gelecekteki iş stratejilerini belirlemek için kullanabileceği önemli bilgiler sağlar.

Puantaj Defteri Nedir?

Puantaj defteri; çalışanların işe geliş-gidiş saatleri, izin ve hastalık günleri gibi bilgileri kaydetmek için kullanılan bir belgedir. Bir nevi şirketin zaman ve emek yönetimini görselleştiren bir araçtır. Çalışanların mesai takibi bu defterler aracılığıyla kolayca yapılabilir.

Günlük ve Aylık Puantaj Nedir?

Özellikle vardiyalı çalışan işletmelerde günlük puantaj sistemi, doğru vardiya planlaması ve iş gücü yönetimi için kritik öneme sahiptir. Günlük puantaj, bir çalışanın her bir iş gününde ne kadar süreyle çalıştığını takip etmeyi sağlar. Çalışanın o gün işe kaçta gelip işten kaçta çıktığını, verdiği molaların süresini ve varsa fazla mesai saatlerini kaydeder. 

Aylık puantaj ise genellikle bir aylık takvim boyunca toplanan tüm günlük puantaj verilerini kapsar. Bu puantaj sistemi; çalışanın maaşı ve fazla mesai ücreti gibi maliyetleri hesaplamak için kullanılır. Aylık puantaj, işverenlere iş gücü maliyetlerini ve verimliliği daha geniş bir perspektiften değerlendirme olanağı sağlar.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj cetveli; bir iş yerindeki çalışanların işe başlama, işi bitiriş ve mola saatlerinin yanı sıra devamsızlık, izin, hastalık gibi çalışmadığı süreleri takip etmek ve kaydetmek için kullanılan bir raporlama sistemidir. Bu belgeler tablolar hâlinde hazırlanır ve verimlilik analizi yapılmasını kolaylaştırır.

Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur? Hesaplama Nasıl Yapılır?

“Puantaj nasıl doldurulur?” sorusu, ilk kez puantaj sistemine geçecek işletmeler için önemli bir konudur. Puantaj cetvelinin doldurulması oldukça kolaydır ancak her iş yerinin kendine özgü kuralları ve yönergeleri olabileceğinden puantaj hazırlama sürecinde de farklılıklar söz konusu olabilir. Ancak genel olarak “Puantaj hesaplaması nasıl yapılır?” sorusuna şu adımlarla yanıt verilebilir:

• Cetvelin başında genellikle çalışanın adı, soyadı ve pozisyonu gibi temel bilgilerin girileceği satırlar yer alır.
• Her bir satır bir tarihe karşılık gelir ve ayın her günü için ayrı bir satır bulunur.
• Her çalışma günü için giriş ve çıkış saatleri ilgili hücreye kaydedilir.
• Giriş ve çıkış saatleri arasındaki toplam çalışma saati bu bölümde yer alır.
• Çalışanın izinli olduğu veya devamsızlık yaptığı günler de cetvel üzerinde belirtilir.
• Genellikle fazla mesailer için ayrı bir bölüm bulunur. Fazla mesai cetvel üzerinde belirtilerek takibi yapılır ve ekstra çalışma süresinin ödemesi sağlanır.

Puantaj Cetveli Takibi Nasıl Yapılır?

“Puantaj nasıl tutulur?” sorusunun ardından puantaj takibinin nasıl yapılacağına değinelim. Puantaj cetveli takibi; insan kaynakları departmanı, yönetim veya belirlenen bir sorumlu tarafından yapılır. Bu takip süreci; çalışanların verimliliğinin ve maaş hesaplamalarının doğru, adil bir şekilde yönetilmesi açısından çok önemlidir. Takip sürecinde dikkat edilmesi gerekenler şunlardır:

• Puantaj cetveli düzenli olarak(genellikle haftalık veya aylık şekilde) kontrol edilmelidir. Böylece hata payı en aza indirilebilir.
• Fazla mesai ve izinler dikkatle izlenmelidir.
• Yanlış bilgi girildiyse bu hemen düzeltilmelidir. Hatalı bilgiler, maaş hesaplamalarını ve diğer önemli işlemleri etkileyebilir.

Fiziksel olarak tutulan puantaj cetvellerinde takip esnasında hatalar yapılabilir. Dijital puantaj sistemleri ise puantaj cetveli takibini daha kolay ve hatasız hâle getirir. Bu sistemler, genellikle verileri otomatik olarak toplar ve analiz eder. Böylece işverenlere iş gücü verimliliği ve maliyetler hakkında daha doğru bilgiler sağlar.

İş Hayatından Puantaj Örnekleri

“Puantaj nasıl yapılır?” sorusunu tam anlamıyla yanıtlamak için birkaç puantaj örneği üzerinden hareket etmek daha verimli olabilir. İş dünyasında puantajın farklı şekillerde uygulandığını görmek mümkün. Bu; şirketin büyüklüğüne, sektörüne, çalışma saatlerine ve iş yapış şekline bağlı olarak değişebilir. Başlıca örneklere bir göz atalım:

• Küçük veya orta ölçekli bir işletmede çalışanlar genellikle ofise geldiklerinde ve ofisten ayrılırken puantaj sistemine giriş yaparlar. Ayrıca mola saatlerini ve fazla mesai saatlerini de bu sisteme girerler. Bu puantaj cetvelleri kâğıt üzerinde olabileceği gibi dijital ortamda da olabilir. Çalışan, örneğin saat 8.30’da işbaşı yaptıysa puantaj cetvelinde bunu belirterek imza atar. Aynı şekilde işten çıkarken de çıkış saatini belirtir ve ilgili bölümü imzalar.
• Hastane, fabrika ve çağrı merkezleri gibi vardiya usulü çalışan işletmelerde ise puantaj takibi çok daha zor olabilir. Bu nedenle bu tarz işletmelerde dijital puantaj sistemleri kullanılır. Çalışanlar, işe giriş sırasında kendilerine daha önceden verilen elektronik kartı puantaj sistemine okuturlar. Bazı puantaj sistemlerinde ise yüz tanıma veya parmak izi gibi teknolojiler bulunur. Bu sayede giriş-çıkış saatleri otomatik olarak sisteme kaydedilir.
• Uzaktan çalışanlar, online bir platform aracılığıyla çalışma saatlerini kaydederler. Bu platformlar, proje yönetimi ve zaman takibi araçlarıyla entegre şekilde çalışır ve işverenlere çalışanların verimliliği ve katkıları hakkında ayrıntılı bilgi sağlar.

Puantaj Yönetimi İçin LMS’nin Rolü

Teknoloji ve otomasyon, iş süreçlerini ve yönetimini önemli ölçüde kolaylaştırır. Bu noktada LMS gibi yazılımlar, puantaj yönetimi sistemlerine hizmet eder. Örneğin LMS, eğitim süreçlerini ve çalışanların eğitim durumlarını izlemek için kullanılabilir. Çünkü LMS; çalışanların belirli eğitimleri tamamlayıp tamamlamadıklarını, böylece gerekli beceri ve bilgiye sahip olup olmadıklarını doğrulamak için kullanışlıdır. Bu bilgiler puantaj verileriyle birleştirildiğinde çalışanların genel verimliliği ve katkıları hakkında daha geniş bir resim oluşturulabilir.

Siz de çalışanlarınızın işte geçirdikleri süreyi ve etkinliklerini daha objektif bir şekilde değerlendirmek istiyorsanız yapay zekâ destekli LMS’mizden yararlanabilirsiniz. Böylece akıllı LMS’miz üzerinden hem ekibinizin eğitim süreçlerini yönetebilir hem performans ölçümü yapabilirsiniz.