Uzaktan Çalışan Ekiplerinizi Nasıl Eğitebilirsiniz?

Uzaktan çalışma, insanların herhangi bir mekâna bağlı kalmadan işlerini yapabilmelerine olanak sağlayan bir yöntem. Her ne kadar uzaktan çalışmanın birçok farklı avantajı olsa da işlerin verimli bir şekilde tamamlanabilmesi için ekiplerin sürekli olarak güncel tutulması ve çeşitli konularda eğitilmesi gerekir. Özellikle yöneticileri ilgilendiren bu konuda, işletmenin sürdürülebilirliği ve verimin artırılması için çeşitli adımlar izlenebilir.

Sürekli Eğitim Programları Planlayın

Sürekli gelişen ve yenilenen günümüz iş dünyasında çalışma süreçleri öğrenme ve beceri gelişimiyle doğru orantılı. Artık sadece işe girerken veya yılda bir iki kez yapılan eğitimler yetersiz kalıyor. İşletmelerin ihtiyaçlarına, vizyonuna ve misyonuna göre belirlenen eğitim programları; uzaktan çalışan ekiplerin yaşam boyu öğrenme stilini benimsemelerine yardımcı olur. 

İnsan kaynakları, muhasebe veya satın alma gibi departmanlarınızın önceliklerini belirleyerek ekipleriniz için online eğitimler düzenleyebilirsiniz. Böylece çalışan her kişinin işletmenizi öne çıkaracak yeterliliklere sahip olmalarını sağlayabilirsiniz. Çalışanlara uygun bir zaman diliminde haftalık veya aylık eğitimler organize ederek ekiplerinizi güncel tutabilirsiniz.

Grup Eğitimi, Bireysel ve İnteraktif Eğitim Dengesini Gözetin

Eğitimler, ekip liderlerinin çalışanlarla iş süreçlerini daha spesifik olarak inceleyebilmeleri için etkili bir yöntem. Bu yöntem bireysel eğitim ve grup eğitimi şeklinde düzenlenir. Bazı zamanlarda eğitim süreci, interaktif şekilde desteklenebilir. Uzaktan çalışan ekiplerinizle eğitim planlarken onların kendilerini en iyi şekilde ifade edebilmeleri için bireysel, grup hâlinde ve interaktif şekilde düzenlenen eğitimleri dengeleyebilirsiniz.

Örneğin liderlik, kendini ifade edebilme, sosyal becerileri geliştirme veya diksiyon gibi konular; daha çok bireysel eğitimler için uygundur. Ancak kriz yönetimi veya senaryo çalışması tarzındaki konular ise grup olarak interaktif bir şekilde düzenlenirse daha verimli olabilir. Ekiplerinizde gördüğünüz eksiklikler ve geliştirilmesi gereken alanlar doğrultusunda bu organizasyonları dengeleyebilir ve böylece verimli bir eğitim tasarlayabilirsiniz.

Oryantasyon Programları Düzenleyebilirsiniz

Özellikle işe yeni başlayan kişilerin ortama ve iş kültürüne alışabilmeleri için oryantasyon programları düzenlemeyi deneyebilirsiniz. 15-20 dakikalık modüller gibi fazla uzun olmayacak şekilde video görüşmeleri yaparak onların uzaktan çalışan ekibinize kolay bir şekilde adapte olmalarını sağlayabilirsiniz.

Ayrıca yeni kullanmaya başladığınız araçlar hakkında da uzaktan çalışan ekibiniz için oryantasyonlar düzenleyebilirsiniz. Böylece oluşabilecek gecikmeleri ve zorlanmaları önceden engelleyebilirsiniz.

Teknolojiyi Efektif Bir Şekilde Kullanabilirsiniz

Uzaktan çalışan ekipler, işleri gereği teknolojiden oldukça faydalanır. Toplantı uygulamaları, yazılım programları veya anlık mesajlaşma aplikasyonları gibi birçok farklı araç; aynı zamanda ekibinizi eğitmek için de yararlı olabilir. Örneğin konferans ve webinar platformlarını kullanarak eğitimlerinizi daha verimli hâle getirebilirsiniz. Öğrenme yönetim sistemi ile mevcut eğitim programlarınızı değişen ihtiyaçlarınıza göre hızlıca revize edebilir ve ekibinize uygun bir formata çevirebilirsiniz. Yazma araçlarını kullanarak da ekibinizle olan etkileşiminizi artırabilir ve böylece her an iletişimde kalabilirsiniz.

• Konferans ve Webinar Platformları: Sanal eğitimler düzenlemek için online konferans ve webinar platformlarından yardım alabilirsiniz. Ekran paylaşımı, masaüstüne uzaktan erişim, metin yoluyla sohbet etme, dosya alışverişi yapma ve hatta gruplara yayın yapma gibi özelliklere sahip olan platformlar sayesinde uzaktan çalışan ekiplerinizi eğitebilirsiniz.

Çevrim içi uzaktan eğitimler için genellikle iki tür platform bulunur. Zoom, Bluejeans, Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoho gibi platformlar daha çok web seminerleri için kullanılır. GoToTraining, BigBlueButton, Larksuite gibi uygulamalar ise sanal değerlendirmeler ve grup çalışmaları için ara sınıflar oluşturma gibi özel amaçlara hitap eder.

• Öğrenme Yönetim Sistemi (Learning Management System): Uzaktan çalışan ekiplerinizle çevrim içi olarak nasıl bağlantı kurduğunuz kadar eğitimi nasıl yöneteceğiniz ve izleyeceğiniz de önemli. Bunun için öğrenme yönetim sisteminden (LMS) destek alabilirsiniz.

Hem işletmenizde çalışmaya yeni başlayanların işine kısa sürede adapte olabilmesi hem mevcut personelin eğitilmesi adına uzaktan eğitim için gerekli olan tüm ihtiyaçları sunabilen LMS platformlarını tercih edebilirsiniz. Örneğin mevcut eğitim programınızdaki metin, çizim veya videolara ek olarak yeni bilgileri de içeren kişiselleştirilmiş bir kurs oluşturabilir ve uzaktan çalışan ekipleriniz için eğitim hazırlayabilirsiniz.

• Yazma Araçları: Çevrim içi kurslar organize ederek uzaktan çalışan ekiplerinizi eğitebilmek adına yazma araçlarından da faydalanabilirsiniz. HTML5 tabanlı, etkileşimi yüksek ve kullanımı kolay yazma araçlarını kullanarak otomatik eğitim paketleri oluşturabilir ve bunların mobil cihazlarda veya tabletlerde görüntülenebilmesini sağlayabilirsiniz.

Örneğin çeşitli platformları kullanarak kısa sınavlar, konuşmalar veya simülasyonlar düzenleyebilirsiniz. PPT sunumları, Word belgeleri veya PDF dosyaları gibi mevcut varlıkları kolayca işletmenize özel olarak tasarlayabilir ve uzaktan çalışan ekiplerinize istediğiniz konularda eğitimler verebilirsiniz.

Etkileşimi Her Zaman Yüksek Tutmalısınız

Herhangi bir iş sürecinde gerçekleştirilen iletişim ve etkileşim, yöneticiler için son derece önemlidir. Uzaktan çalışan ekiplerinizle gün içinde kısa görüşmeler yaparak onlardan feedback alabilirsiniz. Böylece kafalarındaki soru işaretlerini giderebilir, eksik yönlerini kapatmaya çalışabilir ve onlara işletmenin bir parçası olduklarını hissettirebilirsiniz.

Ekibinizdeki kişilerden belirli aralıklarda aldığınız geri dönüşlere göre eğitim modülleri de tasarlayabilirsiniz. Bu sayede en çok ihtiyaç duyulan konularda seminer veya kısa toplantılar düzenleyebilirsiniz. Ayrıca uzaktan çalışan ekiplerinize her zaman ulaşılabilir olduğunuzu hissettirerek size güvenmelerini sağlayabilir, daha samimi bir ortam yaratabilir ve böylece eğitimlerinizi daha verimli bir hâle getirebilirsiniz.

Etkili Eğitim Materyalleri Oluşturmalısınız

Uzaktan çalışan ekipleriniz kendilerini daha iyi hissettikleri zamanlarda aktif olabilir ve işlerini farklı zaman dilimlerinde tamamlamak isteyebilir. Böyle durumlarda oluşabilecek karışıklığı ve gecikmeleri önlemek adına çeşitli eğitim materyalleri oluşturabilirsiniz.

Çalışanlarınızın iş sorumlulukları, teknolojik donanımları kullanma yöntemleri veya sıkça sorulan sorular gibi konulara bu materyallerde yer vererek her zaman yardım alabilecekleri bir kaynak oluşturabilirsiniz. Bu şekilde hem beklentilerinizi net bir şekilde ifade edebilir hem 7/24 onların yanında olduğunuzu hissettirebilirsiniz.

Görsel Araçlardan Yardım Almalısınız

Uzaktan çalışan ekipler mesai saati boyunca bilgisayarla uğraştıkları için zamanla dikkatleri dağılabilir. Dolayısıyla eğitim verirken onları sıkmamak ve verdiğiniz bilgilerin etkili bir şekilde anlaşılabilmesi için uzun yazılar kullanmak yerine görsel araçlardan yardım alabilirsiniz. Diyagramlar, grafikler veya eğlenceli animasyonlar gibi birçok farklı görsel araç sayesinde çalışanların ilgisini çekebilirsiniz. Bunların yanı sıra çalışanlarınıza anket yapabilir ve onlardan değerlendirmelerde bulunmasını isteyebilirsiniz. Bu sayede elde edeceğiniz verilerle çalışanların bilgilerini test edebilir, verilen uzaktan eğitim programlarına katılıp katılmadıklarını denetleyebilir ve eğitimlerin ne kadar yararlı olduğu hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.

Birbiriyle Temas Noktalarını Artırmaları İçin Ekip Üyelerini Teşvik Etmelisiniz

Ofis ortamında çalışanlar takıldıkları herhangi bir konuda hemen çevresindeki kişilerden ya da yöneticilerinden yardım isteyebilir. Bu durumun uzaktan çalışma için de sağlanabilmesi adına çeşitli uygulamalardan yardım alabilirsiniz. Çalışanların özgürce sorular sorabileceği ve her zaman yardım alabileceği Slack kanalları ya da WhatsApp grupları oluşturabilirsiniz. Böylece çalışanlarınızın kendilerini daha iyi ifade etmelerine olanak tanıyabilir ve akran öğrenimiyle çeşitli konularda kendilerini eğitmelerini sağlayabilirsiniz.

Başarıları Her Zaman Ödüllendirmelisiniz

Bir çalışan başarıları nedeniyle ödüllendirildiği zaman hem kuruma olan bağlılığı hem işe duyduğu sorumluluk artar. Bu da çalışanda eğitimlere daha çok katılma isteği uyandırır ve katıldığı eğitimleri daha dikkatli dinler. İş yerlerinde çalışanların gösterdiği başarılar çeşitli kutlamalarla ödüllendirebilirken uzaktan çalışmada bu durum pek mümkün olmayabilir. Ancak bunun sağlanabilmesi adına uzaktan çalışan ekiplerinizin çabalarını veya ilerlemelerini çeşitli teşekkür belgeleri veya videolarla duyurarak onları ödüllendirebilirsiniz.

Siz de ekibinizin eğitimini desteklemek için yeni nesil teknolojilerle desteklediğimiz e-kurslarımıza göz atabilir, ihtiyacınız olan eğitimlere hızlıca ulaşabilirsiniz.