Uzaktan Çalışmayı Verimli Hale Getirecek Öneriler

Uzaktan çalışma fiziksel ofis ortamına bağlı kalmadan çalışmak olarak tanımlanabilir. Bulut teknolojilerinin, iletişim ve iş birliği kanallarının yükselişi sayesinde her an uzaktan veya hibrit çalışan şirketlerin sayısında artış gözleniyor. Uzaktan çalışma, fiziksel ortamda çalışmaya nazaran birçok avantaja sahip olsa da bazı durumlarda çalışanların verimlilikleri ve üretkenlikleri ciddi oranda düşebiliyor. Bunun önüne geçmek için uygulayabileceğiniz farklı yöntemler bulunuyor.

1. Çalışanlarınızı Ofis Alanı Oluşturmaya Teşvik Edin

Başarılı bir uzaktan çalışma ortamı için en önemli konulardan biri, çalışanlarınızın evlerinde ayrı bir ofise veya ofis alanına sahip olması. Uzaktan çalışan ekibinizi, verimliliğin artırması için ayrı bir ofis alanı oluşturmaya ve ev ortamında dikkat dağıtıcı unsurları olabildiğince azaltmaya teşvik edebilirsiniz. Onlara çalışma ortamı oluşturmalarını desteklemek için eşya veya iş bilgisayarı desteğinde bulanabilirsiniz. Böylelikle çalışanlarınızın daha iyi bir performans sergilediğini görebilirsiniz.

2. Çalışma Programı Oluşturun

Uzaktan çalışma ortamında ev ve yaşam dengesini kurmak ekibiniz için zorlayıcı olabilir. Bu durum zamanla tükenmişliğe ve motivasyon düşüklüğüne yol açabilir. Bu sebeple evden çalışan bir ekibiniz varsa fiziksel ortamdaki mesai saatlerini korumanız, herkesin yeterli sayıda molaya çıktığından emin olmanız ve görev dağılımını net bir şekilde yapmanız oldukça önemli. Özenli şekilde hazırlanmış bir çalışma programı, çalışanlarınızı motive etmenin yanı sıra onların üretkenliklerine de katkıda bulunur.

3. Esnekliği Elden Bırakmayın

Mesai saatleri kavramından ve net bir program oluşturmanın öneminden daha önce bahsettik. Ancak bazı durumlarda evde çalışan ekip üyeleriniz hazırladığınız programa ya da çalışma saatlerine uyum sağlamasına engel olacak sorunlarla karşılaşabilir. Örneğin; çalışanınızın çocuğu hastalanarak okuldan eve dönebilir veya yapılan bir çalışmadan ötürü elektrikler gidebilir. Bu gibi durumlarda çalışanlarınızı kurallara uydurmaya çalışmak etkili bir çözüm olmayabilir. Bu nedenle ekip arkadaşlarınıza daha sonradan eksik kalan mesaisini ya da projesini tamamlaması için esneklik sağlamanız büyük önem taşır.

4. Güçlü Bir İletişim Ağı Oluşturun

Uzaktan çalışmanın birçok avantajı olsa da fiziksel bir çalışma ortamındaki iletişim yoğunluğunu oluşturmak pek kolay olmayabilir. Bu nedenle, işle alakalı konuların ya da görevlerin açık ve doğru bir şekilde çalışanlar tarafından anlaşılabilmesi için şirket olarak güçlü bir iletişim ağına sahip olmanız son derece önemli. Bunun için sık sık canlı toplantılar düzenleyebilir, e-posta gönderimini artırabilir, daha anlık ve hızlı iletişim kurmak için bütün ekibinizin yer alacağı iş birlikçi uygulamalardan yararlanabilirsiniz. Ayrıca çalışanlarınızı ihtiyaç duydukları her an bağlantı kurmaya teşvik ederek daha etkili bir iletişim ağı oluşturabilirsiniz.

5. Ekibinizi Sosyalleşmeye Yönlendirin

Bir ofis ortamında çalışanlar sıklıkla molalarında ya da mesai bitiminde iş dışındaki konulardan bahsederler. Bu sayede gün boyu sosyalleşmiş olurlar. Evden çalışılan bir şirket ortamında birçok çalışan çok fazla izolasyona maruz kalabilir ve yeterince sosyal ilişki kuramayabilir. Bu durum sürekli olduğunda verimliliği ve üretkenliği büyük ölçüde düşürebilir. Bunun önüne geçmek için ekibinizi iş dışında da birbiriyle iletişime geçerek sosyalleşmeye yönlendirmeniz önemlidir. Sosyalliği sağlamak için farklı uygulamalar kullanabilir ya da hâlihazırda şirket içi iletişim için kullandığınız uygulamalarda günlük sohbete açık bir kanal oluşturabilirsiniz.

6. Bütün Toplantılarınızı Deşifre Edin

Ekibinizle sık sık toplantı yapıyor ve işiniz için gerekli detayları iyi bir şekilde aktardığınızı düşünüyor olabilirsiniz. Ancak bazı durumlarda ekibiniz toplantıda konuşulan bütün detayları aklında tutamayabilir veya o an doğru bir şekilde kavrayamayabilir. Bu gibi durumların zaman ve kaynak kaybına sebep olmasını engellemek adına bütün toplantı kayıtlarını deşifre ettirmek yani yazıya aktarmak oldukça işlevsel bir çözüm olabilir. Toplantılarınızı kaydettikten sonra belli uygulamalar kullanarak sesi doğrudan yazıya dönüştürebilirsiniz. Böylelikle çalışanlarınız takıldıkları bir nokta olduğunda toplantı notlarına hızlıca başvurabilirler.

7. Projelerdeki İlerlemeyi Kontrol Edin

Ekibinizin üzerinde çalıştığı projeleri düzenli olarak kontrol etmeniz ilerlemeyi değerlendirebilmek için büyük bir öneme sahip. Sık sık çalışanlarla iletişim kurarak kontrol sağlamak projelerinizde geri dönüşü olmayacak hatalar yapılmasının ya da işlerin takvim dışını sarkmasının önüne geçer. Ayrıca başarılı ekip üyelerinizi takdir etmeniz ve motivasyonlarını arttırmanız için de size imkân tanır. Uzaktan çalışan bir şirketseniz verimliliği korumak ya da artırmak için çalışanlarınızı en doğru şekilde değerlendirmeye ve gerekli hâllerde denetlemeye özen göstermelisiniz.

8. Ekibinize Size Nasıl Ulaşmaları Gerektiğini Söyleyin

Ekibiniz için farklı kanallardan oluşan güçlü bir iletişim ağı meydana getirmenin önemine değinmiştik. Bunun yanı sıra ekip üyelerinizin size veya yöneticilerinize hangi zaman aralıklarında hangi kanallar aracılığıyla ulaşabileceklerini onlarla net bir şekilde paylaşmanız yanlış anlaşılmaların ve zaman kayıplarının önüne geçmenizi sağlar. Çalışanların iletişim kurma konusunda kendilerini daha iyi rahat hissetmelerine imkân tanır. Böylelikle daha etkili bir iş yönetimi ve iletişimi oluşturabilirsiniz.

9. Çalışanlarınıza Mentor Atayın

Daha önce hiç uzaktan çalışmayan yeni çalışanlar işe aldıysanız onların şirketinize adaptasyonu ve çevrim içi araçlara hızla hâkimiyet sağlaması için daha tecrübeli çalışanlar arasından onlara yardımcı olacak mentorlar atamayı düşünebilirsiniz. Böylelikle yeni çalışanlarınızın uyum sürecini hızlandırabilir ve iş verimliliğini yükseltebilirsiniz. Ayrıca yeni çalışanınızın alışma sürecinde daha az strese ve zorluğa maruz kalmasını sağlayabilirsiniz.

10. Çalışanlarınızı Takdir Edin ve Ödüllendirin

Fiziksel iş ortamında olduğu gibi uzaktan çalışma ortamında da ekibinizdeki her bir birey, yaptıklarının fark edilmesini ve gösterdiği çabanın takdir görmesini ister. Bu nedenle herhangi bir projede ya da verilen bir görevde başarılı olan çalışanlarınıza olumlu geri dönüşlerde bulunun ve onları cömertçe takdir etmeyi unutmayın. Zaman zaman çabalarını ödüllendirmeye ve onlara verdiğiniz değeri göstermeye özen gösterin. Bütün bunlar sayesinde ekibinizin daha yüksek bir motivasyona ve performansa sahip olmasını sağlayabilirsiniz.

11. Ekibinizden Geri Bildirim Toplayın

En başarılı liderler, ekibinin fikirlerine önem veren liderlerdir. Geri bildirime açık olmak, sizi iyi bir lider yapacağı gibi size aldığınız dönütleri değerlendirme fırsatı da sunar. Geri bildirimler yoluyla uzaktan çalışma sisteminizde gerekli değişiklikleri yapmak daha verimli bir iş ortamı oluşturmanıza katkı sağlar. Uzaktan çalışırken ekibinizin yaşadığı zorlukları, sınırlılıkları ve problemleri açıkça sizinle paylaşmaları için onları teşvik edebilirsiniz. Ekip içi iletişim sayesinde bazı durumlarda fark edilmesi güç sorunları daha kolay bir şekilde tespit edebilir ve çözüme ulaştırabilirsiniz.

12. Ekibinizi Uzaktan Çalışma Konusunda Eğitin

Uzaktan çalışma sistemini şirketiniz için daha verimli hâle getirmek istiyorsanız alabileceğiniz en önemli aksiyonlardan biri de bütün ekibinizi uzaktan çalışma konusunda eğitime tabi tutmak olabilir. Böylelikle çalışanlarınızın yeteneklerini ve bilgi düzeylerini artırarak performanslarını iyileştirebilirsiniz. Çevrim içi iş araçlarını verimli bir şekilde kullanabileceklerinden emin olabilir, uzaktan çalışma prensibinde etkin ve doğru iletişim kurmanın yöntemlerini gösterebilirsiniz. Eğer fiziksel ortamdan uzaktan çalışmaya geçiyorsanız vereceğiniz eğitimler sayesinde bu süreçte ekibinizin yaşayacağı stresi de azaltabilirsiniz. Bunun için çevrim içi konferanslar düzenleyebilir, eğitimler satın alabilir ya da çalışanlarınızla yazılı dokümanlar paylaşabilirsiniz.

Eğer siz de ekibinizin uzaktan eğitim konusunda yetkinliklerini arttırmak istiyorsanız yapay zekâ destekli LMS’mizi inceleyebilir, uzaktan çalışmayı daha verimli hâle getirecek eğitimlerimizi çalışanlarınıza kolaylıkla sunabilirsiniz. Ayrıca ekibinizin eğitim sürecini de LMS üzerinden takip ederek performans ölçümü yapabilirsiniz.