Zaman Yönetimi Nedir? Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

Başarılı, verimli ve doyurucu bir hayat tecrübesine giden yol; zamanı doğru yönetmekten geçiyor. Çalışma hayatı, aile, arkadaşlar, hobiler, gelecek planları ve kişisel ihtiyaçlar sıradayken günü en verimli şekilde değerlendirmekse şart. Peki, dikkatinizi ve zamanınızı en doğru şekilde nasıl yönetebilirsiniz?

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, “doğru işe doğru süreyi ayırarak zamanı etkili bir biçimde kullanmak” anlamına geliyor. “Zaman yönetimi ne demek?” sorusunu kapsamlı olarak yanıtlamak gerekirse akılcı bir yaklaşım ile yapılması gerekenleri önceliklendirmekten, sıralamaktan, gerekirse elemeye tabi tutmaktan, başkalarına devretmekten, haftayı günlere ya da günü saatlere bölerek iş planı yapmaktan ve bu planı uygulamaktan söz edilebilir.

Her şeyde olduğu gibi zaman yönetiminde de tecrübenin ve tekniğin bir arada olması mutlak başarıyı beraberinde getirir. Bu nedenle doğru teknikleri öğrenmenin yanında olabildiğince fazla pratik yapmak gerekir. Doğru zaman yönetimi teknikleri sayesinde daha üretken olmak ve günlük işleri daha kısa sürede tamamlamaksa pratiğin yalnızca bir parçası. Bu sayede sorumlulukların yanında hobilere ve sosyalleşmeye ayrılan zaman da artabilir.  

Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

Zaman yönetimi becerisi, olabildiğince kısa sürede mümkün olan en iyi işi çıkarmaya olanak tanır. Bu kavramın daha çok iş hayatı ve akademik kariyerle ilgili olduğu düşünülse de kısa ve uzun vadeli tüm planlar için zamanı etkin kullanmak şart.

Hayatın her alanında ihtiyaç duyulan zaman yönetiminin faydalarını şu şekilde sıralayabiliriz: 

• Öncelik sırasına göre plan dâhilinde yapılan işler kişinin hem kendisi hem çevresi için güven vericidir. Çünkü olayların ve durumların kontrol altında olduğunu bilmek kişiye öz güven olarak geri döner. Verilen sözlerin tutulması ise çevreyle olan iyi niyete ve güvene dayalı ilişkileri pekiştirir.
• Takım çalışması sırasında zamanı doğru kullanabilen takım oyuncuları liderlik vasıfları ile öne çıkar.
• Zaman yönetimi sayesinde erteleme alışkanlığını terk etmek iş baskısından ve stresten kurtulmak anlamına gelir. Yoğun iş temposuna rağmen stres seviyesini azaltabilen bireylerin bedensel ve ruhsal açıdan daha sağlıklı bir yaşam sürmesi mümkün olur.
• Zaman yönetimi ile işleri daha hızlı sonuca ulaştırmak gün içinde daha fazla boş zaman yaratmayı sağlar. Bu ilave zaman, egzersiz gibi sağlıklı yaşam pratikleri ile ya da dinlenerek değerlendirilebilir. Kitap okumak, seyahat etmek ya da dil öğrenmek gibi kişisel gelişime yönelik aktivitelere de zaman yönetimi sayesinde vakit ayırmak mümkündür.
• Akademik kariyer yapmak ya da terfi almak gibi uzun vadeli hedefler ancak zaman yönetimi sayesinde gerçekleştirilebilir. Aksi hâlde bu hedeflere yönelik adımlar günlük iş yükü nedeniyle tamamen ihmal edilebilir. 

En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

“Zaman yönetimi nasıl yapılır?” diyenler için en doğru yol, daha önce defalarca kez denenen ve başarıyla sonuçlanan zaman yönetimi tekniklerinden birini tercih etmek olabilir. Bu teknikler sayesinde hedefler, teslim tarihleri, öncelikler ve sıradaki diğer işler görünür hâle gelir. Önemli ve acil işler gün yüzüne çıkar. 

Zaman yönetimi becerinizi geliştirmek için uygulayabileceğiniz bazı teknikleri şu şekilde sıralayabiliriz:

Pomodoro Tekniği: Özellikle yaratıcılık gerektiren işler için tercih edilen pomodoro tekniği, çalışma süresini kısa tutarak ve düzenli aralıklarla mola vererek uygulanır. 25 dakikalık çalışma süresini 5 dakikalık bir mola takip eder ve bu yarım saatlik süre bir pomodoro olarak adlandırılır. Toplam dört pomodoronun sonunda 25 dakika mola verilir.

Molalar sırasında kahve içmek ya da yürüyüş yapmak gibi rahatlatıcı bir aktivite ile işten tamamen uzaklaşılır. Bu teknik sayesinde kısa tutulan çalışma süreleri, zihin dağınıklığı yaşamadan ve konsantrasyonu kaybetmeden sonuca ulaşmaya yarar.

Eisenhower Tekniği: Eski ABD Başkanı Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen teknik, “Zaman yönetimi nasıl olmalı?” sorusunu “Aciliyete ve öneme göre yapılan sınıflandırma yapmak gerekir.” şeklinde cevaplandırır.

Liderler ve yöneticilerin en çok tercih ettiği tekniklerin başında gelen Eisenhower, acil ve önemli işleri ilk sıraya alırken acil olup önemli olmayan işlerin başkasına delege edilmesi ile sonuçlanır. Önemli olup acil olmayan işler başka bir tarih için yeniden ele alınabilir. Aciliyeti ve önemi olmayan işlerin iptali ya da ertelenmesi ise sorun yaratmayacaktır.

Pareto Analizi: İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilen zaman yönetimi tekniği “80/20 Kuralı” olarak da adlandırılır. Pareto’ya göre işlerin %20’lik dilimi başarıların %80’ini getirir. Dolayısıyla Pareto analizi uygulamasında işleri sıralayarak en önemli ve öncelikli %20 ile yola koyulmak ve başarının çoğunu kısa sürede elde etmek hedeflenir.

Parkinson Yasası: İngiliz tarihçi Parkinson, bir işin tamamlanmak için var olan tüm süreyi kapsayacak şekilde genişlediğini savunur. Bir teslim tarihi söz konusu olduğunda ödevin tamamlanmasının hep son geceye kalması bundandır. Bu yasayı yapıcı bir tekniğe dönüştürmek için tüm işlere bir zaman sınırı getirmek gerekir. Mailleri 20 dakika içinde yanıtlamak ya da zamanlayıcı ile çalışarak bu süre dolduğunda çalışmaya son vermek gibi takip mekanizmaları uygulanabilir. 

O Kurbağayı Ye Tekniği: En zor işi en başta tamamlamak, günün geri kalanında daha kolay işleri bitirmek için motivasyon yaratır. Motivasyon konuşmacısı Brian Tracy, bu tekniği Mark Twain’in “Eğer işiniz kurbağa yemekse bunu sabah ilk iş olarak yapmak en iyisidir.” sözünden ilham alarak ortaya koymuş. Yenilmesi gereken kurbağalar birden fazlaysa önce büyük olanı yemek işleri kolaylaştırır.

Kanban Tekniği: 1900’lü yılların başından bu yana kullanılan yöntemin çıkış noktası Toyota’nın üretim fabrikalarındaki iş verimliliğini artırmaktır. İş akışını görselleştirdikten sonra işleri yapılacaklar, yapılmakta olanlar ve bitenler olarak sınıflandırmak; kategoriler arası geçişi düzenli olarak takip etmek gerekir. Böylece performans analizi görsel olarak üst yönetimin takibinde olabilir.

Hızlı Planlama Metodu(HPM): Tony Robbins tarafından geliştirilen yöntem özellikle uzun vadeli planları olan kişiler tarafından tercih edilebilir. HPM ile tamamlanması gereken tüm görevler listelenir, ortak konulara göre bölünür ve HPM blokları oluşturularak her görevin sonunda varılmak istenen amaç görselleştirilir. Tüm bu süreç sırasında kişinin kendisine bir vizyon belirlemesi esastır.

Getting Things Done(GTD) Tekniği: Önemli işlerin önceliklendirilmesi ve bu işlerin zihnin odağına yerleştirilmesi GTD metodunun ana prensibi olarak gösterilebilir. Okulda, işte ya da sosyal hayatta düzen sağlamak için tüm sorumluluklar; acil işler, biraz zaman geçince yapılabilecek işler, bekleyen işler, projeler ve yapılma ihtimali olan işler sınıflandırılır. Her bir işin ne anlam ifade ettiğini tartarak uygulamaya geçmek özellikle günlük işlerini yönetmekte zorlananlar için faydalı olabilir.

168 Saat Kuralı: Bir haftanın saat bazında karşılığı olan 168 saatlik süreye odaklanan zaman yönetimi tekniği, haftalık planları bir önceki hafta sonundan yapma fikrinden yola çıkar. Program, planlamanın verimliliğine göre her hafta yeniden yapılandırılabilir. 168 saat kuralı tekrar tekrar uygulandıkça zamanı akılcı kullanma becerisi artar ve hayata bir bütün olarak bakmak kolaylaşır.

İş Hayatı İçin Zaman Yönetimi Tüyoları

Hızlı ve rekabetçi iş dünyasında ertelemek ancak işlerin birikmesi ve daha ağır bir iş yükü ile sonuçlanır. Biriken işler nedeniyle artan stres seviyesi, daha uzun çalışma saatleri ile bir kısır döngüyü de beraberinde getirir. Peki, iş hayatında hangi zaman yönetimi tüyoları uygulanabilir?

• İşlere zaman sınırı getirilmesi ve çalışma zamanının molalarla desteklenmesi büyük önem taşır. Tükenmişliğin ancak düşük iş kalitesi ile sonuçlanacağı düşünüldüğünde molalarda iş dışı aktivitelere olanak tanınması gerekir.
• Hafta başında tüm haftaya ait iş planını ekipçe belirlemek iş akışına bir bütün olarak bakmayı kolaylaştırır. Aynı uygulama gün, ay, yıl ya da çeyrek gibi zaman dilimleri için de yapılabilir.
• Toplantı ve müşteri ziyaretleri öncesinde gündem belirlemek ve toplantı süresine sınır koymak gereksiz vakit harcamanın önüne geçebilir. 
• Yöneticilerin ve ekip liderlerinin tüm işleri kendileri üstlenmek yerine önem sırasına göre işin bir kısmını iş arkadaşlarına delege etmekle ilgili teşvik edilmesi gerekir.
• İşletmelerde zaman yönetimi örnekleri bireysel çabalarla olduğu kadar ortak hedeflerle de iyileştirilebilir. Örneğin ölçülebilir ve ulaşabilir hedefler doğru iletişimle çalışanlara aktarılırsa herkesin görev ve sorumluluk bilinciyle hareket etmesi kolaylaşır. Böylece çalışanlar vakitlerini verimli kullanmak için gerekli motivasyonu bulabilir.
• Çalışanların zaman yönetimi eğitimi alması sağlanabilir. Bu eğitimlere şirketin lider kadrosundan en tecrübesiz çalışanlarına kadar herkesin katılması teşvik edilebilir.

Başta yönetim kadroları olmak üzere şirket çalışanlarınızın zaman yönetimi alanında da gelişmesine olanak tanımak için LMS’mizle hemen tanışabilirsiniz. Eğitimleri çalışanlarınızla kolayca buluşturabileceğiniz, yapay zekâ destekli LMS platformumuz sayesinde çalışanlarınıza en doğru kaynakları sunmanız ve düzenli olarak performans takibi yapmanız mümkün.