Çevik Öğrenme Nedir? Neden Önemlidir?

Her şeyin büyük bir hızla değiştiği ve dönüştüğü iş dünyasında, verimliliğin de sürekli gözden geçirilmesi gerekir. Verimsiz iş süreçleri işletmelere para, iş gücü ve zaman kaybettirir. Gelişen teknolojiden ilham alan “çevik öğrenme” kavramı, verimliliğe ve performansa dair güncellemeleri sürekli kılmaya ve topluluk içinde iş birliğini geliştirmeye yarar. 

Çevik ekipler, nihai sonuçtan memnun kalana kadar içeriklerini sürekli olarak test eder ve iyileştirir. Çevik öğrenme kültürünü benimseyen kuruluşlar; performans, adaptasyon, bilgi paylaşımı ve verimlilikten yana artan bir ivmeye sahip olur. 

Çevik Öğrenme Nedir? (Agile Learning) 

Çevik olmak, kolaylıkla ve çabuklukla davranabilmek anlamına gelir. Çevik öğrenme ise hızı, esnekliği ve iş birliğini vurgulayan bir öğrenme yöntemi olarak iş dünyasının en sıcak konu başlıkları arasında yer alır. İngilizce karşılığı “agile learning” olan “çevik öğrenme” kavramı, her an yenilenen bir tasarım sürecinde aşamalı olarak ilerlemeyi ifade eder.

Çevik öğrenmenin çıkış noktası, yazılım geliştirme endüstrisi olarak işaret edilebilir. Gelişen teknolojiye sürekli uyum sağlama ihtiyacı, bilgi teknolojileri alanında çalışan ekipler için daha çevik olma zorunluluğunu beraberinde getirmiştir. Teknolojinin durdurulamaz hızı nedeniyle geleneksel eğitim ve yönetim teknikleri ile bir proje süreci tamamlanana kadar müşterinin ihtiyacı değişebilir. Yazılım ne kadar çevik olursa projenin ihtiyaçla buluşması da o kadar kolay olur.

“Çevik öğrenme ne demek?” sorusu günümüzde yalnızca yazılım mühendislerinin konusu olmakla kalmaz. Değişen tüketici talebi, tüketim alışkanlıkları ve bilginin yayılım hızı; tüm ekiplerin eğitim ve gelişim süreçlerine katılımını zorunlu kılar. Pazarlama profesyonellerinden satış uzmanlarına, insan kaynaklarından araştırma geliştirme ekiplerine kadar her bölümden çalışanları çevik öğrenme kültürüne dâhil etmek için şirketlerin çok sayıda sebebi bulunur. 

Çevik Öğrenme Şirketler İçin Neden Önemlidir?

Çevik öğrenmeyi kurum kültürünün bir parçası hâline getirebilen şirketler, vücudunu düzenli egzersizle esneten bireylere benzetilebilir. Çevik öğrenmenin olmadığı durumda organizasyon, çok daha katı ve kırılgan bir yapıya sahip olacaktır.

Satranç tahtasındaki tek bir taş yer değiştirdiğinde telaşa kapılmamak, aksine tüm oyunu yöneten sektör öncüsü bir şirket olabilmek için çevik öğrenme kültürü gerekir. Geleneksel yönetimlerle karşılaştırıldığında çevik öğrenmenin şirketler için önemi somut şekilde görülmektedir:

• Geleneksel yolla yönetilen ekiplerde hata toleransı kısıtlıyken çevik ekipler hata ve deneyimlerle büyür. Bireysel performans hedefleri yerini takım performansına bırakır.
• Geleneksel şirketlerde uzun onay mekanizmaları varken çevik ekipler kendi onay ve karar mekanizmalarını yaratabilir. Hantal ve mekanik bir sistem yerine değişime duyarlı esnek bir sistem tüm iş süreçlerine yayılır.
• Geleneksel şirketlerdeki emir komuta zinciri, çevik öğrenmenin olduğu ekiplerde hizmet odaklı liderler tarafından karşılanır. Uzun terminli planlar yerine planlama ve kontrol süreçleri sürekli devam eder.
• Geleneksel şirketler yatırımcı odaklıyken çevik ekiplerde çalışan ve müşterinin odak noktasında olması söz konusudur. Çevik öğrenmede ekip üyeleri ve liderler için kazan-kazan durumu geçerli olur.
• Çevik öğrenme sürecinin birincil yararlanıcısı çalışan olarak gösterilebilir. Ancak çalışanın edindiği bilgi birikimi ve becerilerin şirkete sağlayacağı katkı çok daha büyük olabilir.

Çevik Öğrenmenin Şirketlere Sağladığı Faydalar Nelerdir?

Çevik öğrenmenin şirketler için ne denli önemli olduğu görülüyor. Peki, sağladığı faydalar nelerdir? 

• Değişimi öngörmeyi ve ona ayak uydurmayı mümkün kılar,
• Çalışanlara risk almayı ve açık fikirli olmayı öğretir,
• Çalışanlarda iş süreçlerine dair merak ve ilgi uyandırır,
• Proje maliyetlerini yönetmeyi kolaylaştırır,
• Karar almayı ve uygulamaya geçmeyi hızlandırır,
• Hatalardan doğan iş gücü, zaman ve nakit kaybını azaltır,
• Ürünlerde üstün kaliteye ulaşmayı mümkün kılar,
• Ekipler arasında bilgi paylaşımı ve iş birliği sağlar,
• Müşteri odaklı iş süreçleri geliştirmeye olanak tanır,
• Proje yönetiminde şeffaflık ve kontrol sağlar,
• Hatalardan ders almayı kolaylaştırır,
• Çalışanların yeni beceriler edinmesini ve mevcut becerilerini geliştirmesini sağlar,
• Çalışanlarda öz disiplin için alan yaratır,
• Şirket için sektörde rekabet avantajı sağlar,
• Çalışan performansını ve verimliliği artırır.

Çevik Öğrenme Nasıl Uygulanır?

Çevik öğrenmenin uygulamasında departmanlar arası bilgi akışı ve iş birliği en önemli unsurların başında kabul edilir. “Çevik öğrenme anlamı nedir?” sorusunun yanıtında olduğu gibi hızlı, esnek ve paylaşıma açık bir öğrenim sürecinin ekiplere yansıtılması gerekir. Bu süreçler, çevik öğrenme örneklerinde görülebilecek ortak özelliklerdir.

Çevik öğrenme uygulamasında şirket içinde aşağıdaki süreçlerin aktif olması başarı sağlar:

• Devamlı Öğrenme: Uzun vadede başarıyı yakalamak ve sürdürmek için, şirket içinde çevik öğrenmenin bir kültür hâline gelmesi gerekir. “Eğitimde çevik öğrenme nedir?” sorusunun yanıt bulabilmesi için sıfırdan beceri kazandırma ya da var olan becerileri geliştirme programları düzenlenebilir. Bu programlar ile çalışanların sürekli öğrenmeye devam etmesini sağlamak; şirket içi terfileri de kolaylaştırır.
• Bilgi Paylaşımı ve İş Birliği: “Stand-up” adı verilen hızlı toplantılar ile ekiplerin sürekli bilgi paylaşmaya devam etmesini sağlamak çevik öğrenmenin olmazsa olmazları arasında yer alır. Toplantıların gerçekten hızlı olabilmesi için “Bugünkü hedefiniz nedir?” ya da “Tıkandığınız bir nokta var mı?” gibi soruları kılavuz edinmek faydalı olabilir.
• Mobil İletişim: Çevik öğrenme esneklik ister. Mobil uygulamaları olabildiğince aktif kullanmak, çevrim içi konferanslar düzenlemek, gerektiğinde sosyal medyadan ve bulut bilişimden yararlanmak için gerekli altyapının şirkette hazır bulundurulması gerekir.
• Takım Çalışması: Ekip hâlinde öğrenebilmek için, tıpkı öğrencilik yıllarındaki küme çalışmalarında olduğu gibi, gruplara ayrılmak faydalı olabilir. Ortak eğitim görevleri edinmek, aynı organizasyon dâhilindeki kişileri birbirine yaklaştırır. İlerleyen iş süreçlerinde bu yakınlık, iş birliği gerektiren çalışmaları kolaylaştırır.
• Mikro Öğrenme: Özellikle zorlu eğitim konularında önemli bilgileri akılda tutabilmek için, onları mikro parçalara bölmek fayda sağlar. Çevik proje yönetiminde de işler “sprint” adı verilen kısa koşular hâlinde üstlenilir.
• Uzman Eğitimleri: Konuda uzman kişilerle ekiplerin bir araya gelmesi, çalışanların keşfedilmemiş potansiyellerinin ortaya çıkmasını kolaylaştırır. Çevik şirketlerde uzmanlar, çevrim içi oturumlara davet edilebilir ya da fiziken şirkette ağırlanabilirler.

Etkili bir çevik öğrenme stratejisi oluşturabilmek için aşağıdaki basamakları uygulamak gerekir:

• Departman adına iş önceliklerinin belirlenmesi,
• Kilit paydaşlar ve şirket yöneticileri ile ihtiyaç duyulan desteğe dair iletişim kurulması,
• Eğitim ve geliştirme alanında çalışan ekiplerle projelerin ortak hâle getirilmesi,
• Ekip için KPI adı verilen temel performans göstergelerinin; bir başka deyişle verimlilik, etkinlik ve iş hedeflerinin belirlenmesi,
• Öğrenme sistem ve süreçlerinin devreye alınması,
• Elde edilen sonuçların düzenli olarak raporlanması,
• İhtiyaca göre düzenli olarak yeni stratejilerin ve öğrenme maliyetlerinin planlanması.

Çevik Öğrenmeye Geçiş Sürecinde Yaşanan Zorluklar

Çevik öğrenme çoğu şirket için bütünüyle yeni bir öğrenme formatını temsil edebilir. Bu durumda çevik öğrenme, özellikle geleneksel yaklaşıma sahip işletmelerde ön yargı ile karşılanabilir. 

Çevik öğrenme kültürüne ilk kez geçiş yapan firmalarda, değişime adapte olma sürecinde aşağıdaki noktalarda problem yaşanabilir:

• Eğitim kültürüne dair eski alışkanlıkların şirket genelinde yer etmiş olması,
• Çalışanların “sprint” adı verilen ve görevlerin bir iki haftalık kısa sürelerde tamamlanmasını ifade eden sürece alışkın olmaması,
• “Stand-up” adı verilen günlük hızlı toplantıların projeyi sürdürmedeki amacının tam anlaşılmaması, 
• Son tarihler, etiketler ve hatırlatıcılar gibi sürece ait takip mekanizmalarının yeterince tanıtılmaması.

Şirketlerde Çevik Öğrenme Kültürünü Geliştirmek İçin İpuçları

Çevik öğrenmenin doğası gereği, zorluklar karşısında aksiyon almaya devam etmek gerekir. Şirketler çevik öğrenme süreçlerini en doğru hâle getirene kadar tekrar tekrar denemekten kaçınmamalıdır. Şirket içinde çevik öğrenme kültürünü geliştirmek için aşağıdaki ipuçlarından yararlanılabilir:

• Sürece geçişte açık ve şeffaf olmak;
• Çalışanları toplantılarda soru sormaya teşvik etmek,
• Ekip üyelerinden ve liderlerden düzenli olarak süreçle ilgili geri bildirim istemek,
• Farklı ülkelerdeki başarılı uygulamaları takip etmek ve gerektiğinde uygulamaya almak,
• Sektördeki gelişmelerden mahrum kalmamak adına haricî kurslara yatırım yapmak,
• Çalışanlar için mikro öğrenme seansları düzenlemek,
• Öğrenme süreçlerinin çalışanların takviminde kalıcı bir yer edinmesine dikkat etmek,
• Yazılım ekipleri ile diğer ekipler arasında iki taraflı bir iletişim mekanizmasının yerleştiğinden emin olmak,
• Çevik öğrenmeye geçmek için tüm ekiplerin aynı anda hazır hâle gelmesini beklememek,
• Projelerini başarıyla tamamlayan ekipleri diğer arkadaşları ile bilgi paylaşımına teşvik etmek,
• Müşteri ihtiyaçlarındaki ve satın alma davranışlarındaki değişimi sürekli gözlemlemek,
• Hedeflere ulaşmadaki başarıyı ve çalışan memnuniyetini düzenli olarak ölçmek ve raporlamak.

İş Hayatında Çevik Öğrenmenin Yeri

Çevik öğrenme şirket kültüründe kalıcı bir yer edinecekse mevcut iş akışına entegre edilmesi gerekir. Aksi hâlde ekip içi ve ekipler arası öncelikler her an değişebilir. Öğrenme süreçlerinin çalışanların ve yöneticilerin takviminde arka sıralara düşmemesi için sürekli bir çaba gerekir.

“Scrum” adı verilen ve proje yöneticileri tarafından takip amaçlı kullanılan iş çerçevesine çevik öğrenme süreçleri dâhil edilmelidir. Öğrenme sürelerinin kısa tutulması, çevik öğrenme prensipleri arasında yer alır. Bu süreler konunun içeriğine göre iş akışı içerisinde 3-6 dakika kadar yer kaplayabilir.

“Kanban” adı verilen ve iş akışını görselleştiren listelerde eğitimlerin görünür hâle gelmesi sağlanabilir. Bu sayede ekip arkadaşları birbirlerinin bireysel ve toplu eğitimlerini takip edebilir, ortak eğitimler planlanabilir. Ekip içi koordinasyonu sağlayan mobil uygulamalarda ve paylaşımlı takvimlerde aynı şekilde eğitimlere zaman ayrılması gerekir.

Çevik öğrenme; formal ya da informal yollarla olabilir. Çalışanın ihtiyacına en uygun materyalin seçilmesi ve seçim ne yönde olursa olsun, bu gelişim fırsatına yönetici kadrosu tarafından alan açılması gerekir.

Formal öğrenme aşağıdaki yollarla olur:

• e-Öğrenme,
• Konferans,
• Forum,
• Oyun temelli eğitim,
• Performans görüşmeleri,
• Rotasyon,
• Fiziki ya da çevrim içi ders.

İnformal öğrenme aşağıdaki yollarla olur:

• Kitap ya da makale okumak,
• Blogları takip etmek,
• Video izlemek,
• Workshoplara ve networking aktivitelerine katılmak,
• Podcast dinlemek,
• Münazaralara katılmak,
• Koçluk ya da mentorluk almak,
• Sosyal çevreden öğrenmek.

Bir projeye ya da sürece değer katmak için çalışan kendi öğrenme konusunu seçebilir, temposunu belirleyebilir. Öğrenme hedeflerini gözden kaçırmamak için aylık ve yıllık kontrol listeleri oluşturmak fayda sağlar.

Çevik öğrenmede bireysel çabalar kadar ortak öğrenim alanları yaratmak da önem taşır. Global şirketlerde farklı ülkelerdeki uygulamaları görmek ya da farklı ekiplerin iş yapış biçimlerinden ilham almak kişilere vizyon kazandırabilir. Öğrenme, aşağıdaki şekillerde olabilir:

• Bireysel öğrenme,
• Ekip içi öğrenme,
• Ekipler arası öğrenme,
• Örgütsel öğrenme,
• Küresel öğrenme.

Çevik öğrenmenin kapsamı; sosyal, kişisel ve mesleki becerilerin geliştirilmesini içerebilir. Belirli bir üretim sürecinin gerektirdiği teknik ya da mesleki beceriler kadar zaman yönetimi, baskı altında çalışma, iletişim becerileri gibi iş hayatında başarı için elzem konular da çevik öğrenme konuları olarak seçilebilir.

Çevik öğrenmenin en önemli şartlarından olan bilgi paylaşımını ve çift taraflı iletişimi yapay zekâ destekli akıllı LMS’mizle sağlayabilirsiniz. Çalışanlarınıza özel hazırladığınız çevrim içi eğitimlerden online sınıflara, mikro eğitim seanslarından konferanslara kadar çok sayıda eğitimi LMS ile takip edebilirsiniz. Sosyal öğrenmenin hiç bitmediği, farklı seviye ve pozisyonlardan çalışanlar arasında bilgi alışverişinin kolaylaştığı LMS platformu ile hızlı, esnek ve iş birlikçi bir kurum kültürüne sahip olabilirsiniz.